Outlook PST Speicherort: finden, ändern & New Outlook erklärt (2026)

Der Outlook PST Speicherort ist einer der meistgesuchten Pfade überhaupt – und seit Microsoft das neue Outlook eingeführt hat, herrscht echte Verwirrung. Suchen Sie nach Ihrer PST-Datei und finden nichts? Dann nutzen Sie möglicherweise das New Outlook, das intern komplett anders funktioniert. In diesem Artikel erkläre ich beide Welten: Classic Outlook mit PST/OST und New Outlook ohne – plus alle Pfade, Registry-Tricks und den ForcePSTPath-Weg für eigensinnige OST-Dateien.

Getestet auf Windows 11 24H2 mit Office 365 Classic und New Outlook, Mai 2026.

New Outlook vs. Classic Outlook – das müssen Sie zuerst wissen

Microsoft rollt seit Ende 2023 das New Outlook für Windows aus – und das ist kein simples Update, sondern eine komplett andere Architektur. Der entscheidende Unterschied: New Outlook speichert keine lokalen PST- oder OST-Dateien mehr. Alle Daten laufen über die Cloud, konkret über Exchange Online bzw. Ihre Microsoft-365-Postfächer.

Das erklärt, warum viele Nutzer verzweifelt nach ihrer PST suchen und nichts finden. Sie suchen an der richtigen Stelle – aber für das falsche Programm.

So erkennen Sie welche Version Sie nutzen:

• Classic Outlook: Menüleiste mit „Datei“, „Start“, „Senden/Empfangen“ oben – das bekannte Ribbon-Interface
• New Outlook: Schlanke Oberfläche, kein klassisches Ribbon, oben rechts ein Toggle „Neues Outlook“ – sieht aus wie Outlook.com im Desktop-Fenster

Wenn Sie auf New Outlook umgestellt haben und Exchange/M365 nutzen: Vergessen Sie PST und OST. Ihre Daten liegen in der Cloud und sind über den Browser unter outlook.office.com erreichbar. Eine lokale Datensicherung erledigen Sie über den Outlook-Exportassistenten – der erzeugt dann wieder eine PST als Snapshot.

Wer hingegen ein POP3-Konto, ein lokales IMAP-Konto oder noch Classic Outlook mit Exchange betreibt, findet seine Dateien wie gewohnt im Dateisystem.

Alle PST- und OST-Pfade im Überblick – nach Outlook-Version

Die Pfade unterscheiden sich je nach Outlook-Generation. Hier die vollständige Übersicht – das ist die Tabelle, die Microsoft selbst nicht sauber zusammenstellt:

Outlook-Version	PST-Standardpfad	OST-Standardpfad
Outlook 2016	C:\Users\Name\Documents\Outlook-Dateien	C:\Users\Name\AppData\Local\Microsoft\Outlook
Outlook 2019	C:\Users\Name\Documents\Outlook-Dateien	C:\Users\Name\AppData\Local\Microsoft\Outlook
Outlook 2021	C:\Users\Name\Documents\Outlook-Dateien	C:\Users\Name\AppData\Local\Microsoft\Outlook
Microsoft 365 Classic	C:\Users\Name\Documents\Outlook-Dateien	C:\Users\Name\AppData\Local\Microsoft\Outlook
New Outlook (2023+)	❌ Keine lokale PST	❌ Keine lokale OST – Cloud-only
Outlook 2013 und älter	C:\Users\Name\AppData\Local\Microsoft\Outlook	C:\Users\Name\AppData\Local\Microsoft\Outlook

⚠️ Hinweis: Der Ordner AppData ist unter Windows 11 standardmäßig ausgeblendet. So machen Sie ihn sichtbar: Windows-Explorer öffnen → Ansicht → Anzeigen → „Ausgeblendete Elemente“ aktivieren.

Schneller geht es mit der Direkteingabe in der Adressleiste des Explorers: %localappdata%\Microsoft\Outlook – das löst Windows automatisch auf den richtigen Pfad auf, ganz ohne versteckte Ordner manuell freizuschalten.

[BILD: Screenshot Windows Explorer Adressleiste mit Eingabe %localappdata%\Microsoft\Outlook]

Outlook PST Speicherort direkt in Outlook anzeigen lassen

Der sicherste Weg zum genauen Outlook PST Speicherort führt über die Kontoeinstellungen – Outlook zeigt dort den exakten Pfad jeder eingebundenen Datendatei an.

1. Outlook öffnen → oben links auf Datei klicken
2. Kontoeinstellungen → Kontoeinstellungen… wählen
3. Reiter Datendateien öffnen
4. Gewünschte Datei markieren → Dateispeicherort öffnen klicken

Der Explorer öffnet sich direkt im richtigen Ordner. Alternativ funktioniert der Weg auch über die Systemsteuerung → „Mail (Microsoft Outlook)“ → „Datendateien“ – das ist praktisch, wenn Outlook gerade nicht läuft.

OST-Datei per Registry verschieben: der ForcePSTPath-Trick

OST-Dateien lassen sich nicht einfach per Drag-and-Drop verschieben. Microsoft hat das in den Microsoft-365-Versionen zusätzlich erschwert – der früher vorhandene Pfad-Dialog in den Kontoeinstellungen fehlt bei neueren Versionen. Der zuverlässige Weg führt über einen Registry-Eingriff.

⚠️ Vor jedem Registry-Eingriff: Erstellen Sie einen Registry-Export als Backup. Regedit → Datei → Exportieren → Speicherort wählen. Dauert 10 Sekunden und rettet Sie im Fehlerfall.

1. Outlook komplett schließen – auch im System-Tray prüfen
2. Drücken Sie Windows + R, geben Sie regedit ein und bestätigen mit Enter
3. Navigieren Sie zu diesem Pfad (16.0 steht für Office 2016/2019/2021/365 – bei Office 2013 wäre es 15.0):
   HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook
4. Rechtsklick im rechten Bereich → Neu → Zeichenfolgewert
5. Benennen Sie den Wert: ForceOSTPath
6. Doppelklick auf den neuen Wert → Ziel-Pfad eingeben, z. B. D:\OutlookDaten
7. Stellen Sie sicher, dass der Ziel-Ordner existiert – Outlook erstellt ihn nicht automatisch
8. Windows neu starten – beim nächsten Outlook-Start wird die OST-Datei am neuen Ort angelegt

Die alte OST-Datei im ursprünglichen Pfad können Sie anschließend löschen – sie wird nicht mehr benötigt, da Outlook beim Start eine frische OST synchronisiert. Bei sehr großen Postfächern dauert die erste Synchronisation je nach Internetverbindung einige Stunden.

Für PST-Dateien funktioniert derselbe Mechanismus mit dem Wert ForcePSTPath am selben Registry-Speicherort. Damit landen neue PST-Dateien automatisch im gewünschten Verzeichnis statt im Standard-Dokumente-Ordner.

[BILD: Screenshot Regedit mit geöffnetem Pfad HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook und sichtbarem ForceOSTPath-Wert]

PST-Datei ist zu groß – komprimieren oder aufteilen

PST-Dateien wachsen still und leise. Ich hatte selbst eine 18-GB-PST, die Outlook beim Start regelmäßig ins Stocken brachte – bis ich konsequent aufgeräumt hatte. Microsoft empfiehlt als Richtwert maximal 50 GB, aber die Performance leidet deutlich früher: Ab etwa 10–15 GB merken Sie in der Praxis, dass Suchen langsamer werden und der Start länger dauert.

PST-Datei komprimieren (Compact)

Wenn Sie E-Mails oder Anhänge gelöscht haben, bleibt der belegte Speicher zunächst reserviert. Outlook gibt ihn erst nach einer Komprimierung frei:

1. Outlook öffnen → Datei → Kontoeinstellungen → Datendateien
2. Die gewünschte PST markieren → Einstellungen
3. Schaltfläche Jetzt komprimieren klicken

Bei einer 10-GB-PST mit vielen gelöschten Elementen kann das die Datei auf 6–7 GB schrumpfen. Der Vorgang läuft im Hintergrund und dauert je nach Größe einige Minuten.

Alte E-Mails archivieren statt löschen

Der nachhaltigere Weg: E-Mails die älter als 1–2 Jahre sind, in eine separate Archiv-PST auslagern. Das hält die aktive Datei schlank und die Daten bleiben erhalten.

1. Datei → Öffnen und Exportieren → Importieren/Exportieren
2. In Datei exportieren → Outlook-Datendatei (.pst) wählen
3. Ordner auswählen (z. B. Posteingang) → Unterordner einbeziehen anhaken
4. Filter setzen: Nur E-Mails vor einem bestimmten Datum exportieren
5. Neuen Dateinamen vergeben: z. B. Archiv_2023.pst → Speicherort wählen → Fertig stellen

Nach dem Export können Sie die Original-E-Mails aus der Haupt-PST löschen und anschließend komprimieren.

Microsoft 365: Online-Archiv aktivieren statt lokal aufteilen

Wer Microsoft 365 nutzt, hat eine elegantere Option: Das Online-Archiv im Exchange-Postfach. Damit wandern alte Mails automatisch in die Cloud – die lokale OST bleibt klein, der Zugriff funktioniert weiterhin in Outlook. Aktivieren lässt es sich über das Microsoft 365 Admin Center oder – bei Unternehmenskonten – durch den IT-Administrator.

PST-Dateien verschieben – Schritt für Schritt

Wichtig: Schließen Sie Outlook vollständig, bevor Sie Dateien verschieben!

1. Öffnen Sie Outlook auf Ihrem Windows 11-Computer.
2. Klicken Sie oben links auf „Datei“ und wählen Sie „Kontoeinstellungen“ aus.
3. Klicken Sie auf „Kontoeinstellungen“ erneut.
   
   
4. Wählen Sie das entsprechende E-Mail-Konto aus, für das Sie den Speicherort ändern möchten.
5. Klicken Sie auf „Einstellungen“ und dann auf „Erweitert“.
   
   
   
6. Klicken Sie auf „Outlook-Datendateien“ und dann auf „Dateipfad“.
7. Wählen Sie den gewünschten neuen Speicherort für Ihre Outlook-Dateien aus.
8. Klicken Sie auf „OK“ und dann auf „Schließen“.

Beschädigte PST-Datei reparieren mit scanpst.exe

Wenn Outlook beim Start meldet, dass eine PST-Datei beschädigt ist oder Elemente fehlen, hilft das Microsoft-eigene Reparaturtool scanpst.exe (Inbox Repair Tool). Es ist Teil jeder Outlook-Installation.

Typische Speicherorte von scanpst.exe:

Office 365 / 2021 / 2019 (64-Bit):
C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\scanpst.exe

Office 365 / 2021 / 2019 (32-Bit auf 64-Bit-Windows):
C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16\scanpst.exe

Office 2016:
C:\Program Files\Microsoft Office\Office16\scanpst.exe

1. Outlook schließen
2. scanpst.exe starten (Doppelklick auf die Datei)
3. Pfad zur beschädigten PST eingeben oder über Durchsuchen wählen
4. Starten → das Tool analysiert die Datei
5. Bei gefundenen Fehlern: Backup der gescannten Datei erstellen anhaken → Reparieren

Bei sehr großen oder stark beschädigten PST-Dateien kann es nötig sein, scanpst.exe mehrfach auszuführen. Das Tool behebt strukturelle Fehler, stellt aber keine gelöschten E-Mails wieder her.

Outlook PST-Dateien wiederherstellen

Falls Sie Ihre Outlook-Daten wiederherstellen müssen:

Aus Backup wiederherstellen

1. Öffnen Sie Outlook
2. Gehen Sie zu „Datei“ → „Öffnen und Exportieren“ → „Outlook-Datendatei öffnen“
3. Navigieren Sie zu Ihrer Backup-PST-Datei
4. Wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf „OK“
5. Die Datendatei wird in Outlook eingebunden

Import von PST-Dateien

1. Klicken Sie auf „Datei“ → „Öffnen und Exportieren“ → „Importieren/Exportieren“
2. Wählen Sie „Aus anderen Programmen oder Dateien importieren
3. Wählen Sie „Outlook-Datendatei (.pst)“
4. Navigieren Sie zur PST-Datei
5. Wählen Sie, wie mit Duplikaten umgegangen werden soll
6. Wählen Sie den Zielordner und starten Sie den Import

Outlook PST Speicherort sichern – die richtige Backup-Strategie

Eine PST-Datei ist Ihre komplette E-Mail-Geschichte. Ich sichere meine wöchentlich auf eine externe Festplatte – einmal hat mich das nach einem Systemabsturz buchstäblich gerettet. Folgende Regeln haben sich bewährt:

• Outlook muss beim Backup geschlossen sein – sonst ist die kopierte Datei inkonsistent
• PST-Dateien nicht in OneDrive speichern – Microsoft warnt explizit davor, da die Synchronisation Datenbeschädigungen verursachen kann
• Backup-Datei mit Datum benennen: Outlook_Backup_2026-05-21.pst
• Mind. eine Kopie auf externem Medium oder NAS – nicht nur intern auf derselben Festplatte
• Bei Microsoft 365: Zusätzlich den Outlook-Exportassistenten für einen PST-Snapshot nutzen

Wer regelmäßige Backups automatisieren möchte, kann über das Windows-Tool Outlook-Daten automatisch sichern mehr erfahren.

Fazit

Der Outlook PST Speicherort ist für die meisten Nutzer ein klassischer Suchauftrag – und seit New Outlook auf dem Vormarsch ist, kommt als erste Frage dazu: Welches Outlook überhaupt? Wer Classic Outlook nutzt, findet seine Dateien zuverlässig unter Documents\Outlook-Dateien (PST) bzw. AppData\Local\Microsoft\Outlook (OST). Wer auf New Outlook umgestellt hat, sucht vergebens – dort gibt es keine lokalen Datendateien mehr.

Den OST-Pfad per ForceOSTPath-Registry-Eintrag zu verlegen ist der zuverlässigste Weg, wenn Microsoft den Pfad-Dialog in den Kontoeinstellungen entfernt hat. Und wenn die PST-Datei auf mehrere Gigabyte angewachsen ist: erst komprimieren, dann mit Archiv-PSTs strukturieren – das hält Outlook dauerhaft flott.

Bei Fragen zu einem der Schritte – einfach in den Kommentaren melden. Nach 25 Jahren mit Outlook-Installationen in allen Varianten ist mir kaum ein Szenario noch fremd.

Autor: Vangelis – 25+ Jahre IT-Erfahrung, Gründer von windowspower.de seit 2013. Getestet auf Windows 11 mit Microsoft 365 Classic und New Outlook, Mai 2026.