Excel im Projektmanagement: Vorteile und Grenzen auf einen Blick

Excel wird im Projektmanagement häufig wegen seiner Vielseitigkeit eingesetzt. So können Aufgabenlisten mühelos in Excel-Tabellen erstellt und verwaltet werden. Zusätzlich lassen sich Statusupdates, Termine und Kommentare direkt in die Tabellen integrieren.

Auch für Checklisten ist die Software gut geeignet. Dennoch stößt Excel gerade im Unternehmensumfeld schnell an seine Grenzen. Besonders bei komplexeren Projekten kann es unübersichtlich werden und die Zusammenarbeit erschweren.

In solchen Fällen erweisen sich spezialisierte Online-Kollaborationsplattformen als effizientere Alternative, da sie besser auf die Anforderungen des Projektmanagements abgestimmt sind. Doch was sind die konkreten Herausforderungen?

Manuelle Pflege in Excel: Die Risiken und Herausforderungen

Mit Excel lassen sich einfache Listen zügig und ohne großen Aufwand erstellen. Doch sobald es um komplexere Projekte geht, steigt der Zeitaufwand erheblich. Ändert sich der Projektplan, müssen die Details mühsam manuell aktualisiert werden. Hinzu kommt, dass Excel keine Schnittstellen zu anderen Systemen bietet, um Daten automatisch zu übertragen.

Deshalb kostet die Eingabe oft viel Zeit. Gleichzeitig birgt die manuelle Pflege ein hohes Fehlerpotenzial. Ein Zahlendreher, eine versehentlich gelöschte Zelle oder ein falsches Format – und die Daten sind fehlerhaft. Besonders in unübersichtlichen Pivot-Tabellen kann die Fehlersuche schnell zur frustrierenden Suche nach der sprichwörtlichen Nadel im Heuhaufen werden.

Wer einen Projektstrukturplan erstellen möchte und dabei auf eine darauf ausgelegte Online-Kollaborationsplattform setzt, profitiert in mehrfacher Hinsicht. Solche Plattformen sind darauf ausgelegt, komplexe Projektstrukturen von Beginn an übersichtlich abzubilden. Statt einzelne Tasks, Meilensteine und Ressourcen manuell in unterschiedliche Registerkarten einzupflegen, lassen sich alle Projektdaten zentral und miteinander verknüpft darstellen.

Jegliche Anpassungen – sei es das Verschieben eines Meilensteins oder das Hinzufügen neuer Aufgaben – werden in einer Historie festgehalten. So lassen sich Entscheidungen besser nachvollziehen.

Teamarbeit mit Excel – wo die Grenzen liegen

Inzwischen können dank Cloud-Diensten oder internen Unternehmensservern mehrere Nutzer zeitgleich an einer Excel-Datei arbeiten. Das erleichtert die Teamarbeit im Vergleich zu früher, als man ständig die neueste Dateiversion per E-Mail verschicken musste. Dennoch ist die Zusammenarbeit nicht optimal. Beispielsweise fehlt in Excel die Funktion, Teammitglieder gezielt per Zuweisung zu benachrichtigen, was zu Fehlern führen kann.

Noch problematischer ist jedoch, dass diese Arbeitsweise eine hohe Disziplin von allen Beteiligten verlangt. Speichert ein Teammitglied die Datei lokal ab und nimmt Änderungen vor, entstehen schnell unterschiedliche Versionen. Das kann für den Projektleiter eine echte Herausforderung sein. Besonders kritisch wird es, wenn der Kollege mit der aktuellsten Datei plötzlich ausfällt.

Auch die Verwaltung von Zugriffsrechten in Excel ist begrenzt. Zwar lassen sich Dateien, Tabellenblätter oder Zellen schützen, aber individuelle Berechtigungen für bestimmte Mitarbeiter oder Rollen können nicht vergeben werden. Das macht die Zusammenarbeit in Teams kompliziert. Spezielle Projektmanagement-Lösungen mit Rollenkonzepten sind in diesem Bereich eher in der Lage zu überzeugen.

Wann ein Wechsel von Excel zu spezieller Software sinnvoll ist

Excel bietet zahlreiche Funktionen, doch um ihr volles Potenzial zu nutzen, sind viel Aufwand und Disziplin erforderlich. Für einfache Projekte mit wenigen Abhängigkeiten, kurzer Laufzeit und einem kleinen Team ist dieser Aufwand meist noch überschaubar.

Steigt jedoch die Komplexität, sodass die Pflege der Projektunterlagen in Excel zu einer eigenständigen Aufgabe wird, ist es an der Zeit, eine geeignete Projektmanagement-Software in Betracht zu ziehen. Sie kann dabei helfen, Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten und die steigenden Anforderungen besser zu bewältigen.

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