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Vereinssoftware – wie verwalte ich meinen Verein online?

Im modernen Zeitalter der Technologie ist so ziemlich alles machbar! Man kann seinen Staubsaugroboter aus dem Büro starten, Alexa bitten Musik abzuspielen und mit einem Elektro Chip unter der Haut Zutritt zum Bürogebäude bekommen. Das sind nur einige der Beispiele, wo unsere Technik sich bereits befindet und doch verwenden viele Sportvereine noch Briefe und Excellisten, um ihren Verein zu leiten. In diesem Artikel zeigen wir euch, wie ihr euren Verein online verwalten könnt, welche Herausforderungen entstehen können und welche Vorteile ihr davon habt, eure Vereinsverwaltung online abzuwickeln.

Die erste Abschreckung: Das Beispiel “WhatsApp”

Vielleicht habt ihr euch schon mal mit Kommunikation im Verein auseinandergesetzt und habt euch für eine Kommunikation via WhatsApp entschieden. Prinzipiell eine logische Schlussfolgerung, hier auf eine allseits bekannte Kommunikations-App zurückzugreifen. Wer das Experiment allerdings schon gewagt hat, hat vielleicht schon das eine oder andere Problem mit dieser Art der Kommunikation festgestellt. Informationsüberflutung, Doppelt-Pflege, Informationschaos und Unübersichtlichkeit sind nur einige der Worte, die man hier verwenden könnte. Natürlich gibt es auch Ausnahmen, wo nur einige dieser Themen problematisch sind. Allerdings weiß jeder, der mal versucht hat, mehrere Dinge gleichzeitig in einem Chat zu besprechen, wie frustrierend dies sein kann. Die richtige Vereinssoftware ermöglicht es euch, mit allen in Kontakt zu kommen, alles zu klären, was zu klären ist und trotzdem behalten alle den Überblick.

Das Tolle an Apps

Wer hat nicht schon mal jemanden sagen hören “Gibt es keine App dafür?”. Heute gibt es quasi für alles eine App. Und auch wenn wir uns bei einigen Apps wundern, wie diese so populär geworden sind (wie z.B. die Peitschen-App), haben viele unserer Apps unser Leben bereichert. Auf dem Weltmarkt ist unter den beliebtesten Apps ein klarer Trend zu erkennen: Wir nutzen unsere Apps, um uns zu vernetzen. Das kann euer Verein ausnutzen. Wenn ihr euch für eine Vereinssoftware mit Mitgliederlogin und App aussucht, könnt ihr eure Mitglieder jederzeit und überall erreichen. Die richtige App mach es allen einfacher sich zu den vereinsrelevanten Themen zu äußern, sodass alle den Überblick behalten. Angelegenheiten wie wer zu welchen Events kommt, wer welche Aufgaben übernimmt und wer mit wem fahren soll, können hier einfach und übersichtlich geklärt werden. Und selbst wenn einige Mitglieder sich nicht im System anmelden und sich die App holen, können diese in der Regel trotzdem über andere Wege über das, was im System passiert informiert werden, z. B. via E-Mail.

Der Vorteil eines Mitgliederlogins

Dass die Kommunikation über eine Vereinssoftware schnell und einfach geklärt werden kann, hätten wir hier mit also geklärt, aber wie sieht es mit der Mitgliederverwaltung aus? Jeder Verein hat einmal klein angefangen und hier recht sicher eine Excel-Liste mit allen Mitgliederinformationen gehabt. Für den Anfang auch eine gute Idee, aber bei ca. 50 Mitgliedern dauert es höchstens 2 Monate, bis Informationen auf dieser Liste nicht mehr aktuell sind. Vielleicht gibt ein Mitglied noch eben seinen Trainer Bescheid, dass es eine neue Telefonnummer hat oder umgezogen ist, aber denkt es wirklich daran, den Verein zu informieren? Die meisten Vereine haben Probleme damit, immer aktuelle Kontaktinformationen von Mitgliedern zu haben. Wenn die Mitglieder aber selbst Zugriff auf ihre Informationen haben, und die Datenbank sowohl vom Verein als auch vom Trainer genutzt wird, hat das Mitglied erstens einen Grund und zweitens sehr einfach die Möglichkeit, die Information weiterzugeben. Alternativ kann auch der Trainer die Information aktualisieren. Hier verfällt also ein großer Administrationsaufwand für Vereine.

Das Gesamtpaket

Wer jetzt also zwei und zwei zusammengezählt hat, kann sich ausrechnen, dass so ein System, was sowohl von Trainern, Mitgliedern und Spielern für Kommunikation und Verwaltung genutzt werden kann auch viel mehr Optionen bietet, als einfach nur zu fragen, wer zur Weihnachtsfeier kommt. Mitgliedsbeiträge, Belegungspläne, Anwesenheitslisten, Vereinshomepage – die richtige Vereinssoftware bündelt diese Themen für euch und erspart euch lästige Doppelarbeit.

Die Herausforderung

Was die meisten Vereine bei einem Wechsel zu einer modernen Vereinssoftware fürchten ist, dass nicht alle mitziehen – das gilt sowohl für Trainer, als auch für Mitglieder und Eltern. Wenn das System nicht angenommen wird, hat man viel Arbeit investiert, alle sind genervt und man steht wieder da, wo man angefangen hat. Soweit die Befürchtungen. Natürlich ist Neues immer schwierig und digitales Neues besonders. Es hat schon einen Grund dass wir Deutschen auf der Rangliste, wie gut man auf die Digitalisierung eingestellt ist, nur auf Platz 17 sind. Wir gewöhnen uns nur langsam an Neues. Aber wenn es erst einmal da ist und sich etabliert hat, lassen wir es auch nicht mehr los. Es ist also nur der Wechsel, der einmal schwierig ist.

Viele Vereine, die den Wechsel gemacht haben, haben uns berichtet, dass eine klare Kommunikation und keine Ausweichmöglichkeiten geholfen haben. Wenn man seine Mitglieder nicht dazu zwingt, sich mit neuen Themen zu befassen, tun sie es auch nicht. Deswegen haben sie z. B. die Whatsapp Gruppen geschlossen und wichtige Infos nur noch über die Vereinssoftware geteilt. Wenn die Trainer und Mitglieder erst einmal sehen, welchen Vorteil sie durch die Nutzung des Systems haben, kann der Verein sich einen großen Teil seiner administrativen Arbeit sparen.

Dieser Beitrag ist älter als ein Jahr und daher vielleicht nicht mehr aktuell.

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Vangelis

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