Outlook PST und OST Dateien: Speicherort finden, ändern und sichern unter Windows 11

Wenn Sie sich fragen, wo Windows 11 Ihre Outlook-Dateien speichert, sind Sie hier genau richtig. PST-Dateien (Personal Storage Table) und OST-Dateien (Offline Storage Table) enthalten alle wichtigen Daten wie E-Mails, Kontakte, Kalender und Aufgaben. In diesem umfassenden Guide zeigen wir Ihnen, wie Sie den Speicherort dieser Dateien finden, ändern und professionell sichern können.

Was sind PST und OST Dateien?

Bevor wir zum Speicherort kommen, ist es wichtig zu verstehen, welche Dateitypen Outlook verwendet:

PST-Dateien (Personal Storage Table)

PST-Dateien werden hauptsächlich bei POP3-Konten verwendet und speichern alle Outlook-Daten lokal auf Ihrem Computer. Diese Dateien enthalten Ihre komplette E-Mail-Kommunikation, Termine, Kontakte und Notizen. Sie haben die volle Kontrolle über diese Datendateien und können sie beliebig verschieben oder sichern.

OST-Dateien (Offline Storage Table)

OST-Dateien kommen bei IMAP, Exchange und Microsoft 365 Konten zum Einsatz. Sie sind eine Offline-Kopie der Server-Daten und synchronisieren sich automatisch, sobald eine Internetverbindung besteht. Der Vorteil: Sie können auch ohne Internet auf Ihre E-Mails zugreifen.

Wo speichert Windows 11 Outlook-Dateien?

Der Standard-Speicherort Ihrer Outlook PST und OST Dateien hängt von Ihrer Windows-Version und der Outlook-Konfiguration ab.

Standard-Speicherort unter Windows 11 und Windows 10

Für die meisten Nutzer befinden sich die Outlook-Datendateien an folgenden Orten:

Für PST-Dateien (ab Outlook 2013):

C:\Users\IhrBenutzername\Documents\Outlook-Dateien

Für OST-Dateien und ältere PST-Dateien:

C:\Users\IhrBenutzername\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Wichtig: Der AppData-Ordner ist standardmäßig versteckt. Um ihn anzuzeigen, müssen Sie im Windows Explorer die Option „Ausgeblendete Elemente“ aktivieren.

So zeigen Sie versteckte Ordner an

1. Öffnen Sie den Windows Explorer (Windows-Taste + E)
2. Klicken Sie auf „Ansicht“ in der oberen Menüleiste
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Ausgeblendete Elemente“
4. Nun können Sie auf den AppData-Ordner zugreifen

Outlook PST Speicherort direkt in Outlook finden

Der sicherste Weg, den genauen Speicherort Ihrer Outlook-Dateien zu finden, führt über die Programmeinstellungen:

Methode 1: Über Kontoeinstellungen

1. Öffnen Sie Microsoft Outlook
2. Klicken Sie auf „Datei“ in der oberen linken Ecke
3. Wählen Sie „Kontoeinstellungen“ → „Kontoeinstellungen…“
4. Wechseln Sie zum Reiter „Datendateien„
5. Hier sehen Sie alle verbundenen PST und OST Dateien
6. Markieren Sie eine Datei und klicken Sie auf „Dateispeicherort öffnen“

Der Windows Explorer öffnet sich automatisch im entsprechenden Ordner, wo Ihre Outlook-Datendatei liegt.

Methode 2: Über die Systemsteuerung

1. Öffnen Sie die Windows Systemsteuerung
2. Suchen Sie nach „Mail“ oder „E-Mail“
3. Klicken Sie auf „Datendateien„
4. Wählen Sie Ihr Konto aus und klicken Sie auf „Dateispeicherort öffnen“

Diese Methode funktioniert auch, wenn Outlook gerade nicht geöffnet ist.

Speicherort von Outlook-Dateien ändern

Es gibt mehrere Gründe, warum Sie den Speicherort Ihrer Outlook PST Dateien ändern möchten: zu wenig Speicherplatz auf dem Systemlaufwerk, bessere Organisation oder Datensicherung auf einer externen Festplatte.

PST-Dateien verschieben – Schritt für Schritt

Wichtig: Schließen Sie Outlook vollständig, bevor Sie Dateien verschieben!

1. Öffnen Sie Outlook auf Ihrem Windows 11-Computer.
2. Klicken Sie oben links auf „Datei“ und wählen Sie „Kontoeinstellungen“ aus.
3. Klicken Sie auf „Kontoeinstellungen“ erneut.
   
   
4. Wählen Sie das entsprechende E-Mail-Konto aus, für das Sie den Speicherort ändern möchten.
5. Klicken Sie auf „Einstellungen“ und dann auf „Erweitert“.
   
   
   
6. Klicken Sie auf „Outlook-Datendateien“ und dann auf „Dateipfad“.
7. Wählen Sie den gewünschten neuen Speicherort für Ihre Outlook-Dateien aus.
8. Klicken Sie auf „OK“ und dann auf „Schließen“.

OST-Dateien Speicherort über Registry ändern

OST-Dateien können nicht einfach verschoben werden. Sie müssen den Speicherort über die Windows Registry ändern:

Warnung: Änderungen an der Registry sollten nur von erfahrenen Nutzern durchgeführt werden. Erstellen Sie vorher ein Backup!

1. Drücken Sie Windows-Taste + R
2. Geben Sie „regedit“ ein und bestätigen Sie mit Enter
3. Navigieren Sie zu: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook (Die Zahl 16.0 steht für Ihre Office-Version)
4. Erstellen Sie einen neuen „Zeichenfolgewert“ namens „ForceOSTPath“
5. Tragen Sie als Wert den gewünschten Pfad ein (z.B. D:\Outlook-Daten)
6. Starten Sie Windows neu
7. Bei der nächsten Synchronisation erstellt Outlook die OST-Datei am neuen Speicherort

Outlook-Dateien richtig sichern

Die Sicherung Ihrer Outlook-Daten ist essenziell, um vor Datenverlust geschützt zu sein. Hier sind die besten Methoden:

Manuelle Sicherung der PST-Dateien

1. Schließen Sie Outlook vollständig
2. Kopieren Sie Ihre PST-Dateien vom Speicherort
3. Fügen Sie die Dateien auf einer externen Festplatte, USB-Stick oder Cloud-Speicher ein
4. Benennen Sie die Sicherung mit Datum (z.B. „Outlook_Backup_2025-11-22.pst“)

Tipp: Führen Sie regelmäßige Backups durch – idealerweise wöchentlich oder nach wichtigen E-Mail-Kampagnen.

Outlook Export-Funktion nutzen

1. Öffnen Sie Outlook
2. Klicken Sie auf „Datei“ → „Öffnen und Exportieren“
3. Wählen Sie „Importieren/Exportieren“
4. Wählen Sie „In Datei exportieren“
5. Wählen Sie „Outlook-Datendatei (.pst)“
6. Wählen Sie die zu exportierenden Ordner aus
7. Legen Sie den Speicherort und Dateinamen fest
8. Optional können Sie ein Passwort für zusätzliche Sicherheit vergeben

AutoArchivierung einrichten

Outlook bietet eine automatische Archivierungsfunktion:

1. Gehen Sie zu „Datei“ → „Optionen“ → „Erweitert“
2. Klicken Sie auf „AutoArchivierung-Einstellungen“
3. Aktivieren Sie „AutoArchivierung alle X Tage ausführen“
4. Legen Sie fest, wie alte E-Mails archiviert werden sollen
5. Bestimmen Sie den Speicherort der Archiv-Datei

Outlook PST-Dateien wiederherstellen

Falls Sie Ihre Outlook-Daten wiederherstellen müssen:

Aus Backup wiederherstellen

1. Öffnen Sie Outlook
2. Gehen Sie zu „Datei“ → „Öffnen und Exportieren“ → „Outlook-Datendatei öffnen“
3. Navigieren Sie zu Ihrer Backup-PST-Datei
4. Wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf „OK“
5. Die Datendatei wird in Outlook eingebunden

Import von PST-Dateien

1. Klicken Sie auf „Datei“ → „Öffnen und Exportieren“ → „Importieren/Exportieren“
2. Wählen Sie „Aus anderen Programmen oder Dateien importieren
3. Wählen Sie „Outlook-Datendatei (.pst)“
4. Navigieren Sie zur PST-Datei
5. Wählen Sie, wie mit Duplikaten umgegangen werden soll
6. Wählen Sie den Zielordner und starten Sie den Import

Probleme mit Outlook-Dateien beheben

PST-Datei ist beschädigt

Wenn Ihre PST-Datei beschädigt ist, nutzen Sie das Microsoft-Tool „scanpst.exe“:

1. Schließen Sie Outlook
2. Suchen Sie nach „scanpst.exe“ auf Ihrem Computer (meist unter C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16)
3. Starten Sie das Tool
4. Wählen Sie die defekte PST-Datei aus
5. Klicken Sie auf „Starten“ für die Analyse
6. Bei Fehlern klicken Sie auf „Reparieren“

OST-Datei synchronisiert nicht

1. Schließen Sie Outlook
2. Navigieren Sie zum OST-Speicherort
3. Löschen Sie die OST-Datei (keine Sorge, sie wird neu erstellt)
4. Starten Sie Outlook neu
5. Die OST-Datei wird automatisch vom Server neu synchronisiert

Outlook lädt langsam wegen großer Datendateien

PST und OST Dateien sollten nicht größer als 10 GB sein:

1. Archivieren Sie alte E-Mails regelmäßig
2. Löschen Sie unnötige Anhänge
3. Teilen Sie große PST-Dateien in mehrere kleinere auf
4. Nutzen Sie die Online-Archivierung bei Microsoft 365

Unterschiede zwischen Office-Versionen

Office 2019/2021 und Microsoft 365

Der Standard-Speicherort ist: C:\Users\Benutzername\Documents\Outlook-Dateien

Office 2016

PST-Dateien: C:\Users\Benutzername\Documents\Outlook-Dateien OST-Dateien: C:\Users\Benutzername\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Office 2013 und älter

Beide Dateitypen werden meist unter gespeichert: C:\Users\Benutzername\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Best Practices für Outlook-Datenverwaltung

Regelmäßige Wartung

• Führen Sie monatlich eine Bereinigung durch
• Archivieren Sie alte E-Mails systematisch
• Prüfen Sie die Größe Ihrer Datendateien regelmäßig
• Erstellen Sie wöchentliche Backups auf externen Medien

Organisationstipps

• Nutzen Sie mehrere PST-Dateien für verschiedene Projekte
• Benennen Sie Datendateien aussagekräftig
• Speichern Sie Archive auf separaten Laufwerken
• Dokumentieren Sie Ihre Speicherorte

Sicherheitsempfehlungen

• Verschlüsseln Sie PST-Dateien mit Passwörtern
• Speichern Sie Backups an verschiedenen Orten
• Nutzen Sie Cloud-Backup für zusätzlichen Schutz
• Aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Backup-Strategie

Migration auf neuen Computer

Wenn Sie auf einen neuen Windows 11 PC umziehen:

1. Exportieren Sie alle Outlook-Daten als PST-Datei
2. Kopieren Sie die Datei auf den neuen Computer
3. Installieren Sie Microsoft Outlook auf dem neuen System
4. Importieren Sie die PST-Datei wie oben beschrieben
5. Richten Sie Ihre E-Mail-Konten neu ein

Wichtig: OST-Dateien müssen nicht übertragen werden – sie werden automatisch neu synchronisiert.

Outlook-Dateien in der Cloud

OneDrive und PST-Dateien

Microsoft empfiehlt, PST-Dateien NICHT in OneDrive zu speichern, da:

• Die Synchronisation sehr langsam wird
• Datenbeschädigungen auftreten können
• Die Performance von Outlook leidet

Wenn Sie trotzdem Cloud-Speicher nutzen möchten, verwenden Sie dedizierte Backup-Lösungen.

Microsoft 365 Online-Archiv

Für Microsoft 365 Nutzer:

• Aktivieren Sie das Online-Archiv
• Alte E-Mails werden automatisch in die Cloud verschoben
• Zugriff bleibt in Outlook erhalten
• Lokale OST-Dateien bleiben klein

Häufige Fragen (FAQ)

Zusammenfassung

Das Verständnis des Speicherorts Ihrer Outlook PST und OST Dateien unter Windows 11 ist entscheidend für professionelle Datenverwaltung. Ob Sie Dateien sichern, den Speicherort ändern oder auf einen neuen Computer migrieren möchten – mit diesem Guide haben Sie alle notwendigen Informationen.

Denken Sie daran: Regelmäßige Backups Ihrer Outlook-Datendateien schützen vor Datenverlust. Nutzen Sie die verschiedenen Methoden zur Sicherung und Verwaltung Ihrer E-Mail-Daten, um immer auf der sicheren Seite zu sein.

Wichtigste Punkte:

• Standard-Speicherort kennen und bei Bedarf ändern
• Regelmäßige Backups durchführen
• PST und OST Dateien unterscheiden können
• Professionelle Verwaltung Ihrer Outlook-Daten
• Sicherheitsaspekte beachten

Mit diesem Wissen können Sie Ihre Outlook-Dateien unter Windows 11 effizient verwalten und sind vor Datenverlust geschützt.