Sie möchten Outlook E-Mail zurückholen? Dann sind Sie hier genau richtig. Es passiert schneller als gedacht: Sie klicken auf „Senden“ und bemerken im selben Moment, dass die E-Mail an die falsche Person ging oder einen peinlichen Fehler enthält. Die gute Nachricht ist, dass Microsoft Outlook eine praktische Funktion bietet, mit der Sie eine versendete E-Mail zurückholen können.
In dieser Anleitung erfahren Sie genau, wie Sie in Outlook eine bereits gesendete Nachricht zurückrufen können. Wir zeigen Ihnen alle Schritte für die Desktop-App, das neue Outlook und Outlook im Web. Außerdem erklären wir, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit der Rückruf erfolgreich funktioniert.
Wichtige Voraussetzungen für den E-Mail-Rückruf
Bevor Sie versuchen, eine Outlook Mail zurückzurufen, sollten Sie wissen: Der Rückruf funktioniert nicht immer. Folgende Bedingungen müssen erfüllt sein:
Sie und der Empfänger nutzen Microsoft 365 oder ein Exchange-Konto innerhalb derselben Organisation. Das bedeutet, beide Postfächer befinden sich auf demselben Microsoft Exchange Server.
Der Empfänger darf die E-Mail noch nicht geöffnet haben. Sobald die Nachricht gelesen wurde, ist ein Rückruf nicht mehr möglich. Bei externen Empfängern wie Gmail, GMX oder Web.de funktioniert der Rückruf grundsätzlich nicht.
Hier wird dem Empfänger lediglich eine Benachrichtigung angezeigt, dass Sie die Nachricht zurückrufen möchten.
Outlook E-Mail zurückholen in der Desktop-App
So gehen Sie vor, um eine versendete E-Mail in der klassischen Outlook-Desktop-Anwendung zurückzuholen:
Öffnen Sie Outlook auf Ihrem Computer und wechseln Sie in den Ordner „Gesendete Elemente“. Dieser befindet sich im linken Navigationsbereich. Suchen Sie die E-Mail, die Sie zurückrufen möchten, und öffnen Sie diese mit einem Doppelklick. Wichtig: Die Nachricht muss in einem eigenen Fenster geöffnet werden, nicht im Lesebereich.
Klicken Sie links auf Gesendete Elemente
Klicken Sie doppelt auf die E-Mail die Sie zurückholen wollen.
Klicken Sie oben auf Aktion und weiter auf Diese Nachricht zurückrufen
Es öffnet sich ein Dialogfenster mit zwei Optionen:
Die erste Option lautet „Ungelesene Kopien dieser Nachricht löschen“. Wählen Sie diese, wenn Sie die E-Mail einfach nur entfernen möchten.
Die zweite Option ist „Ungelesene Kopien durch eine neue Nachricht ersetzen“. Diese eignet sich, wenn Sie eine korrigierte Version der Nachricht senden möchten.
Aktivieren Sie zusätzlich das Kontrollkästchen „Für jeden Empfänger Erfolg oder Misserfolg des Rückrufs melden“, um einen Rückrufbericht zu erhalten.
Klicken Sie auf „OK“, um den Rückruf zu starten.
E-Mail zurückholen im neuen Outlook
Das neue Outlook für Windows bietet eine vereinfachte Möglichkeit, um E-Mails zurückzurufen:
Navigieren Sie zu „Gesendete Elemente“ und öffnen Sie die betreffende Nachricht per Doppelklick. Im geöffneten Nachrichtenfenster klicken Sie oben auf „Nachricht zurückrufen“. Bestätigen Sie den Rückruf im erscheinenden Dialog.
Innerhalb weniger Sekunden erhalten Sie einen Rückrufbericht per E-Mail, der Ihnen mitteilt, ob der Rückruf erfolgreich war.
Outlook im Web nutzen
In Outlook im Web (outlook.office.com oder outlook.com) ist die Rückruffunktion ebenfalls verfügbar, sofern Sie ein Microsoft 365 Geschäftskonto nutzen:
Gehen Sie zu „Gesendete Elemente“ und öffnen Sie die E-Mail. Wählen Sie „Weitere Aktionen“ (drei Punkte) und klicken Sie auf „Nachricht zurückrufen“. Bestätigen Sie die Aktion.
Der Rückruf funktioniert hier besonders schnell, da die Verarbeitung direkt auf den Microsoft-Servern erfolgt.
Wann der Rückruf fehlschlägt
Es gibt Situationen, in denen der E-Mail-Rückruf nicht funktioniert:
Der Empfänger hat die Nachricht bereits geöffnet oder als gelesen markiert. Die E-Mail wurde an eine externe Adresse außerhalb Ihrer Organisation gesendet. Der Empfänger nutzt kein Exchange-Konto oder Microsoft 365. Die automatische Verarbeitung von Rückrufanfragen ist beim Empfänger deaktiviert. Der Empfänger hat eine Regel eingerichtet, die eingehende E-Mails automatisch in einen anderen Ordner verschiebt.
Alternative: E-Mail-Versand verzögern
Eine clevere Methode, um solche Situationen von vornherein zu vermeiden, ist das verzögerte Senden von E-Mails. So haben Sie nach dem Klick auf „Senden“ noch einige Sekunden Zeit, um den Versand abzubrechen.
Im neuen Outlook: Gehen Sie zu Einstellungen → E-Mail → Verfassen und Antworten. Unter „Senden rückgängig machen“ können Sie eine Verzögerung von bis zu 10 Sekunden festlegen.
In der Desktop-App: Erstellen Sie eine Outlook-Regel unter „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“. Wählen Sie „Regel auf gesendete Nachrichten anwenden“ und legen Sie eine Übermittlungsverzögerung von beispielsweise 1 bis 2 Minuten fest.
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Tipps für einen erfolgreichen E-Mail-Rückruf
Handeln Sie schnell. Je weniger Zeit zwischen Versand und Rückruf vergeht, desto höher ist die Erfolgswahrscheinlichkeit.
Senden Sie wichtige E-Mails nicht kurz vor Feierabend. Wenn der Empfänger die Nachricht über Nacht liest, können Sie diese nicht mehr zurückholen.
Nutzen Sie die Lesebestätigung in Outlook, um zu erfahren, ob eine E-Mail bereits geöffnet wurde.
Prüfen Sie vor dem Senden wichtiger Nachrichten immer den Empfänger und den Anhang.
FAQ: Häufig gestellte Fragen
Kann ich jede E-Mail in Outlook zurückholen?
Nein. Der u003cstrongu003eRückrufu003c/strongu003e funktioniert nur, wenn beide Parteien ein u003cstrongu003eMicrosoft 365u003c/strongu003e oder u003cstrongu003eExchange-Kontou003c/strongu003e in derselben Organisation nutzen und die u003cstrongu003eNachrichtu003c/strongu003e noch nicht gelesen wurde.
Funktioniert der E-Mail-Rückruf auch bei Gmail-Empfängern?
Nein. Bei externen Anbietern wie u003cstrongu003eGmailu003c/strongu003e, GMX oder Web.de ist ein echter u003cstrongu003eRückrufu003c/strongu003e nicht möglich. Der Empfänger erhält lediglich eine Benachrichtigung über Ihren u003cstrongu003eRückrufversuchu003c/strongu003e.
Wie lange habe ich Zeit, eine E-Mail zurückzurufen?
Theoretisch so lange, bis der Empfänger die u003cstrongu003eNachrichtu003c/strongu003e öffnet. In der Praxis sollten Sie innerhalb weniger Minuten handeln.
Wo finde ich die Rückruf-Funktion in Outlook?
In der Desktop-App unter u003cstrongu003e„Gesendete Elementeu0022u003c/strongu003e → u003cstrongu003eE-Mail öffnenu003c/strongu003e → u003cstrongu003e„Nachrichtu0022u003c/strongu003e → u003cstrongu003e„Aktionenu0022u003c/strongu003e → u003cstrongu003e„Diese Nachricht zurückrufenu0022u003c/strongu003e.
Kann ich eine E-Mail in der Outlook-App auf dem Smartphone zurückrufen?
Nein. Die u003cstrongu003eRückruffunktionu003c/strongu003e ist in der mobilen Outlook-App derzeit nicht verfügbar. Nutzen Sie dafür die Desktop-Version oder u003cstrongu003eOutlook im Webu003c/strongu003e.
Was passiert, wenn der Rückruf fehlschlägt?
Der Empfänger behält die ursprüngliche u003cstrongu003eE-Mailu003c/strongu003e und erhält zusätzlich eine Benachrichtigung über Ihren u003cstrongu003eRückrufversuchu003c/strongu003e. Das kann mehr Aufmerksamkeit auf die Nachricht lenken.
Kann ich eine E-Mail ersetzen statt nur löschen?
Ja. Beim u003cstrongu003eRückrufu003c/strongu003e können Sie die Option u003cstrongu003e„Ungelesene Kopien durch eine neue Nachricht ersetzenu0022u003c/strongu003e wählen und eine korrigierte Version senden.
Fazit
Die Funktion zum Outlook E-Mail zurückholen ist ein praktisches Werkzeug, das Ihnen bei versehentlich gesendeten Nachrichten helfen kann. Denken Sie jedoch daran, dass der Rückruf nur unter bestimmten Bedingungen funktioniert. Besonders bei internen E-Mails innerhalb Ihrer Organisation und bei schnellem Handeln stehen die Chancen gut.
Für zusätzliche Sicherheit empfehlen wir, die Funktion zum verzögerten Senden einzurichten. So haben Sie immer einen kleinen Puffer, bevor Ihre E-Mails tatsächlich versendet werden.
