Outlook: E-Mail als PDF speichern – E-Mails konvertieren als PDF-Datei

Mit dem Outlook von Microsoft können Sie E-Mail empfangen und senden. Neben der E-Mail-Funktion könne Sie auch Termine und Kontakte eingeben. Wenn Sie sich die Frage gestellt haben, ob es möglich ist, eine E-Mail als PDF zu speichern, können Sie sagen ja, das geht. Es ist auch kein Extraprogramm nötig, denn bei Windows ist die „Microsoft Print to PDF“, um die Druckausgabe in Dateien zu speichern, ist standardmäßig vorhanden. Folgen Sie unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung, um Outlook-Nachrichten bzw. E-Mails in PDF-Dateien zu speichern. 

Warum Outlook E-Mail als PDF speichern?

Wollten Sie jemals eine spezielle E-Mail von Ihrem Freund oder einem coolen Newsletter, den Sie bekommen? Sie als PDFs zu speichern ist wie ein Foto von Ihrer E-Mail, sodass Sie es ewig sicher halten können. Mal sehen, warum das eine tolle Idee ist!

Warum Outlook E-Mails in das PDF-Format speichern?

Outlook ist ein mächtiges Programm, um Professionen Ihre E-Mails zu verwalten. Sie haben die Möglichkeit, die empfangene Outlook E-Mail als PDF speichern.

1. Als Erstes öffnen Sie Outlook.
2. Wählen Sie die E-Mail in Posteingang.
3. Klicken Sie oben bei der Menüleiste auf Datei und weiter auf Drucken. (Sie können auch mit der rechten Maustaste auf die E-Mail  klicken und wählen Sie dann die Registerkarte „Drucken“ aus).
   
   
   
4. Im Bereich „Drucker“ klicken Sie im Auswahlmenü auf „Microsoft Print to PDF“
5. Klicken Sie oben auf Drucken.
   
   
6. Es öffnet sich der Explorer, wo Sie auswählen können, wo die PDF-Datei speichern können.
7. klicken sie dann auf speichern. Bevor sie auf Speichern klickt, wählen sie im Feld  und geben sie einen Dateinamen für die PDF-Datei ein.

Das war schön. Zur können Sie mit wenigen Klicks eine E-Mail als PDF speichern.

Tools und Plugins für die E-Mail-Konvertierung in PDF

Um E-Mails in Outlook in PDF-Dateien zu konvertieren, stehen gibt es viele Tools und Plugins auf dem Markt. Die beliebtesten Tools sind Adobe Acrobat, Nitro Pro und PDF24

Mit diesen Programmen ist es ganz einfach, die Konvertierung mit nur wenigen Klicks zu erledigen und die Dateien gespeichert zu bekommen. Natürlich bietet diese Software mehr Funktionen, wie die Stapelverarbeitung von E-Mail oder die Anpassung von PDF-Einstellungen, und ermöglicht es, mehrere E-Mails in PDF-Dateien zu speichern.

Batch-Konvertierung von Outlook-E-Mails in PDF-Dateien

Wie schon erwähnt Batch-Konvertierung von Outlook-E-Mail in PDF-Dateien können Sie Drittanbieter-Software verwenden, die diese Funktion unterstützt.  Das heißt im Klartext, mit diesen Tools können Sie mehrere E-Mails gleichzeitig  konvertieren, also eine große Anzahl von Nachrichten in PDF umwandeln.

Verwendung von Wasserzeichen beim Konvertieren in PDF

Wenn Sie Sicherheitshinweise oder vertrauliche Informationen hinzufügen möchten, können Sie beim Konvertieren von E-Mails in PDF auch Wasserzeichen verwenden.

Speicherort für konvertierte Outlook-E-Mails

Nachdem Ihre Outlook-E-Mails in PDF konvertiert haben,  sollten Sie einen geeigneten Speicherort für diese Dateien aussuchen. Speichern Sie die Datei auf die interne Festplatte, Externe Datenträger wie USB-Sticks oder auf der Cloud.

Was sind die Vorteile der PDF konvertieren von E-Mails in Outlook in PDF-Datei?

Platz- und Speicherersparnis durch PDF-Dateien

Wenn Sie eine E-Mail als PD-Datei speichern, wird die kleiner. Die sind dann platzsparend so da den Speicherbedarf Ihrer E-Mails zu reduzieren. Ein weiter Vorteil ist die Formatierung der E-Mail.  Durch die Konvertierung von E-Mails in das PDF-Format kann die Formatierung und Struktur Ihrer Nachrichten beibehalten werden.

Kompatibilität und Sicherheit von PDF-Dateien

PDF-Dateien sind auf den meisten Geräten (Computer oder Smartphone) kompatibel und bieten eine höhere Sicherheit für Ihre Inhalte.  Denn Sie können eine PDF-Datei mit Passwörtern schützen (verschlüsseln), um die Sicherheit zu erhöhen und dass nicht autorisierte Personen darauf zugreifen können.

Exportieren von Outlook-E-Mails in das PDF-Format

Unter Windows besteht die Möglichkeit, E-Mails von Outlook in PDF-Dateien umzuwandeln, in dem man die Datei exportiert, Sie können, einzelne Nachrichten oder direkt im PDF exportieren, oder archivieren.

Tipp: Wenn Sie eine Word Datei oder Excel in PDF Speichen möchten, ist das auch möglich.

PDF-Dateien mit Bordmitteln splitten 

Auch das Splitten eine große PDF-Datei ist mit „Microsoft Print to PDF“.  Wenn Sie den Ordner nachschauen, werden Sie mehreren Dateien das PDF Dateityp finden.

Fazit

So einfach i ist es Ihr Nachrichten als PDF Datei umzuwandeln. Nachdem Sie die oben genannte Anleitung befolgt haben, können Sie wählen, wo Sie das ganze speichern möchten. Wenn Sie den Speicherort Ordner öffnen, erkennen Sie die PDF-Datei mit der Dateinamen (.pdf). Wenn Sie eine andere Version wie z. B. Windows 10  verwenden, können Sie auch die Outlook-E-Mail (E-Mail-Nachricht) konvertieren.