Schon seit Jahren ist bekannt, wie wichtig eine gute Organisation und Struktur für ein effizientes Arbeiten ist. Was sich genauso auf die Welt des Handwerks übertragen lässt, gilt in besonderer Weise für die Arbeit im digitalen Raum. Doch wie gelingt es, diese Maxime in die Tat umzusetzen und dadurch ein höheres Pensum zu bewältigen?
In der Praxis offenbaren sich unterschiedliche Ansatzmöglichkeiten, um mehr Struktur in die digitale Arbeit zu bringen. Auf der einen Seite ist es möglich, sich dem Bereich der Hardware zuzuwenden. Je nachdem, wie groß das vorliegende Rechnersystem ist, können erste Unübersichtlichkeiten bereits bei den verschiedenen Kabeln auftreten. Muss dann nur eine kleine Änderung vorgenommen werden, nimmt bereits diese sehr viel Zeit in Anspruch und raubt damit Raum für andere Arbeiten. Wer sich dazu entschließt, Netzwerkkabel mit Beschriftung einzusetzen, entgeht dieser Gefahr. Durch das kleine Label ist zu jeder Zeit klar, welche Verbindungen hergestellt sein müssen, um wieder auf ein funktionierendes System zugreifen zu können. Der kleine Mehraufwand, der dafür ein einziges Mal in Kauf genommen werden muss, zahlt sich in Zukunft definitiv zurück.
Ordnung in den Dateien
Bereits Privatpersonen stoßen bei der Organisation ihrer persönlichen digitalen Dateien immer wieder an ihre Grenzen. Die meisten Speicherplätze haben inzwischen einen so große Umfang angenommen, dass es immer schwerer fällt, hier noch den Überblick zu behalten. Wer sich dazu durchringen kann, bereits früh eine allgemein gültige Struktur zu etablieren, der kann auch dieses Problem langfristig hinter sich lassen. Im Kleinen ist dies bereits durch die Ablage in übersichtlichen Ordnersystemen möglich. So werden Word-Dokumente, Bilddateien und Videos stets dem aktuellen Arbeitsprojekt zugeordnet. Wie in einem Archiv ist es zu einem späteren Zeitpunkt möglich, hier den Blick in die Vergangenheit und damit auf die eigene zurückliegende Arbeit zu lenken. Darin liegt die Möglichkeit, viele Prozesse einfacher ablaufen zu lassen.
Vorgefertigte Programme nutzen
Natürlich sind auch Entwickler und Programmierer dem Problem verlegter Daten längst auf die Spur gekommen. Sie setzten sich aus diesem Grund das Ziel, Suchfunktionen zu entwickeln, die besser arbeiten als die Windows-Suchfunktion. Inzwischen sind zahlreiche dieser Systeme am Markt verfügbar und es herrscht eine rege Diskussion darüber, wo nun die größten Qualitäten zu finden sind. Im Bereich der Musik galt sehr lange das Programm Amarok als die beste und leicht zu bedienende Lösung.
Andere Ablagesysteme sind sogar noch einen Schritt weiter gegangen. Im Sinne einer möglichst großen Effizienz war es ihnen wichtig, eine individuelle Anpassung der Darstellung möglich zu machen. Aus diesem Grund gibt es für die Nutzer die Gelegenheit, sich das Programm nicht nur anzueignen, sondern es den persönlichen Vorlieben anzupassen. Am Ende des Tages bietet dies die Möglichkeit, mit einer noch größeren Übersicht auf alle Dateien zuzugreifen und über Jahre hinweg im gleichen System zu verweilen. Mitunter stellt auch die Übertragung aller Daten auf einen neuen PC, oder die synchrone Speicherung in einer Cloud, kein Problem dar.
Im Sinne der Effizienz
Wie der Blick auf den persönlichen Schreibtisch darüber Auskunft geben kann, wie effizient die nächsten Stunden wohl werden, so lässt sich diese Perspektive auch auf den digitalen Desktop übertragen. Dort bietet sich die Gelegenheit, bereits mit der Hilfe einfacher Tipps eine Besserung der Situation zu erreichen. Die dargebotenen Lösungen im Bereich von Software und Hardware sind allerdings nicht nur für Nutzer interessant, die chronische Probleme mit dem Finden ihrer Dateien haben. Vielmehr kann jeder davon profitieren, der in besonderer Weise von der Existenz verschiedener Dateien abhängig ist. Mühsame Stunden des Suchens, die ansonsten immer wieder notwendig sind, lassen sich durch eine frühzeitige Reaktion bereits im Keim ersticken, um auf diese Weise die Grundlage für eine hohe Produktivität zu legen, die eine entspannte Arbeit möglich macht.