Anforderungen für Zeiterfassung in Unternehmen

Mit einem Urteil im Mai 2019 legte der Europäische Gerichtshof die Basis einer europaweit
einheitlichen Pflicht für die systematische Zeiterfassung in Unternehmen. Das Urteil sollte
Angestellten einen höheren Schutz vor überbordenden Arbeitszeiten bieten.

Diefestgelegten Regelungen, die das Bundesministerium für Arbeit und Soziales ausarbeitete und 2023 einführte, verpflichten Unternehmen zur täglichen und elektronischen Aufzeichnung der Arbeitsstunden.

Wie Unternehmen den Herausforderungen gerecht werden

Moderne Unternehmen begegnen aktuellen Anforderungen der Arbeitszeiterfassung mit
Adäquate Lösungen. Das betrifft nicht nur zeitgemäße Lösungen für Kernprozesse,
sondern spielt auch in der Verwaltung eine wesentliche Rolle.

Die Anforderungen an die Personalplanung und die Zeiterfassung sind aufgrund bestimmter Richtlinien, aber auch Veränderte Arbeitsmodelle, gestiegen. Der Umstieg auf digitale Lösungen ist daher mit wenigen Ausnahmen für alle Unternehmen nicht nur Pflicht, sondern auch notwendig.

Die Vorteile einer Cloud-Lösung in der Personalplanung Je höher die Ansprüche des Unternehmens, desto wichtiger ist der Einsatz einer Cloud-Lösung. Ein wesentlicher Vorteil ist der ortsungebundene Zugriff der Mitarbeiter. Damit gelingt die lückenlose Zeiterfassung auch für Angestellte im Home-Office, auf der Baustelle oder im Außendienst.

Gleichzeitig ist es den Mitarbeitern möglich, Dienstpläne einzusehen oder Urlaubsanträge zu stellen. Das zur Verfügung stehende Personal, Abwesenheiten, Überstunden und viele weitere relevante Informationen werden übersichtlich dargestellt. Die Personalplanung erleichtert sich durch die digitale Arbeitsweise also enorm.

Durch den Wegfall vieler administrativer Tätigkeiten hat das Personalmanagement zusätzlichen Spielraum, um wichtigere Aufgaben zu übernehmen.

Mit externen Anbietern auf der sicheren Seite

Die Datenschutz-Grundverordnungregelt unter anderem, welche Informationen von
Unternehmen dürfen gespeichert und verarbeitet werden. Verstöße gegen die DSGVO
können zu rechtlichen Konsequenzen führen. Auch deshalb ist es wichtig, dass sich
Software für Personalplanung und Arbeitszeiterfassung an die gegebenen Richtlinien
angepasst ist.

Da die meisten Unternehmen weder die notwendigen Ressourcen noch das
nötige Know-how aufbringen können, sollten sie auf Software externer und spezialisierter
Anbieter zurückgreifen. Das ist auch deshalb notwendig, weil sich rechtliche
Anforderungen stets ändern. Wie lange dürfen Arbeitgeber Daten speichern? Wann ist es
erlaubt, biometrische Daten zu erfassen? Welche Mitbestimmungsrechte hat der
Betriebsrat? Und wie können Arbeitgeber diese berücksichtigen und in die Software
implementieren?

Digitale Zeiterfassung mit Lohnabrechnungen verbinden

Effiziente Software zur Arbeitszeiterfassung verbindet diese mit der Möglichkeit, Löhne
und Gehälter abzurechnen, und zwar laufen über Schnittstellen die erfassten Daten der
Zeiterfassung nach Monatsabschluss in die Lohnabrechnung und stehen ohne Umwege
schnell für die Abrechnung bereit.

Fristgerechte Überweisungen an die zuständigen Einzugsstellen und an das Finanzamt stellen somit kein Problem dar. Aufgrund der sensiblen Daten, die der Arbeitgeber im Zuge der Gehalts- und Lohnabrechnungen sammelt, sind die Anforderungen an die Software hoch. HR-Daten sollten stets verschlüsselt sein und dürfen auch nicht beliebig lange gespeichert werden.

Das muss eine Software können

Eines der zentralen Kriterien einer Software ist die übersichtliche Darstellung inklusive
einer strukturierten Menüführung. Schließlich müssen nicht nur geschulte Personaler mit
dem Programm zurechtkommen, sondern auch alle anderen Mitarbeiter. Im Zweifel
besitzen diese nur wenig Erfahrung im Umgang mit digitalen Anwendungen. Gleichzeitig
ist es vorteilhaft, nur die Elemente zu implementieren, die für das Unternehmen nötig sind.
Die meisten Software-Lösungen lassen sich daher an die spezifischen Anforderungen des
Unternehmens anpassen.