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Welche Vorteile bietet ein modernes Personaleinsatzplanungstool?



Unternehmen sind immer stärker gefordert, flexibel und effizient auf die Anforderungen ihrer Kunden einzugehen. Dies bedeutet, dass neben den betrieblichen Ressourcen auch der Einsatz der Mitarbeiter optimal koordiniert werden muss. Verantwortliche für die Personaleinsatzplanung müssen dabei die Bedürfnisse des Unternehmens in Einklang mit denen der Mitarbeiter bringen.

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, benötigen Personaleinsatzplaner jederzeit Zugriff auf umfassende Informationen aus dem Unternehmen rund um den aktuellen Personaleinsatz. Dazu gehören Informationen darüber, wann welche Aufgaben abgearbeitet werden müssen, welche Anforderungen an das einzusetzende Personal bestehen und welche Mitarbeiter dafür zur Verfügung stehen. Darüber hinaus darf ein Personaleinsatzplaner auch die Kostenseite nicht außer Acht lassen.

Zu den Herausforderungen, denen ein Personaleinsatzplaner gegenübersteht, und den möglichen Lösungsansätzen hat Uwe Richter, Vorstandsvorsitzender der eurodata AG, dem Magazin LOHN+GEHALT im November 2016 ein interessantes Interview gegeben. Dieses steht unter https://www.eurodata.de/sites/default/files/Interview-UR_L%2BG_7-2016-31102016.pdf zum Lesen bereit.

Moderne Personaleinsatzplanung in Echtzeit

In einer modernen Personaleinsatzplanung haben alle Personalverantwortlichen in Echtzeit Zugriff auf alle erforderlichen Daten. So können sie bedarfsgerecht Personalprozesse überwachen und bei Bedarf steuern eingreifen. In der Regel sind moderne Softwarelösungen dafür webbasiert und bieten so die Möglichkeit den Personaleinsatz auch über mehrere Standorte hinweg effektiv zu verwalten. So kann seitens der Personalplanung flexibel auf aktuelle Situationen reagiert werden. Bei Bedarf können Schichten kurzfristig umdisponiert und Dienstpläne angepasst werden.personaleinsatzplanung-300x185

Die moderne Zeiterfassung bietet über die manuelle Erfassung hinaus Möglichkeiten, digitale Stempeluhren mit in das System einzubinden. Per App kann auch ein Smartphone oder ein Tablet als GPS-Stempeluhr genutzt werden. So kann ein Mitarbeiter seine Arbeitszeiten auch erfassen, wenn er im Außendienst oder auf Montage tätig ist. Echtzeit-Schnittstellen zwischen Personalplanungssystem und Zeiterfassungssystem bieten gute Möglichkeiten, aktuelle Soll-/Ist-Vergleiche durchzuführen.
Diese Vergleiche können Personalverantwortlichen in Echtzeit zur Verfügung gestellt und analysiert werden. So lassen sich potentielle Engpässe frühzeitig identifizieren und geeignete Maßnahmen können rechtzeitig ergriffen werden. Produktionsausfälle und überlastete Mitarbeiter lassen sich so vermeiden.

In einem guten Tool zur Einsatzplanung bestehen auch Möglichkeiten, Aufgaben, Arbeitsanweisungen und andere Arbeitsdokumente den betreffenden Mitarbeitern online zu übermitteln und deren Lesen elektronisch bestätigen zu lassen. So ist sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter genaue Anweisungen erhält, welche Arbeiten vor Ort vorgesehen sind.

Idealerweise können zusammenhängende Aufgaben als Workflow definiert werden, sodass Arbeiten in logischen Abfolgen koordiniert werden können. So kann in Echtzeit verfolgt werden, ob die vorausgehenden Schritte bereits als fertig gemeldet wurden und mit den zukünftig geplanten Aufgaben termingerecht begonnen werden kann.

Eine gute Software zur Personaleinsatzplanung unterstützt nicht nur beim Mitarbeiterpläne erstellen und Schichten planen. Sie berücksichtigt beim Aufstellen der Dienstpläne auch rechtliche Rahmenbedingungen, wie Pausen, Ruhezeiten oder MiLoG und warnt bei Verletzungen der gesetzlichen Vorschriften.

Dank webbasierten Lösungen auch für Mitarbeiter zugänglich

Bei einer webbasierten Anwendung, wie sie beispielsweise ed-portal.de anbietet, sind nicht nur die Personalverantwortlichen an das System angebunden. Es besteht auch die Möglichkeit, jedem Mitarbeiter Zugriff über einen Webbrowser oder eine App zu gewähren. So kann ein Arbeitnehmer jederzeit seinen Dienstplan in Echtzeit einsehen und prüfen, auf welchen Schichten er eingeplant ist. Er kann Krankmeldungen direkt über das System melden, Urlaubsanträge online einreichen und Schichten mit Kollegen online tauschen. Auf diese Weise steigt die Akzeptanz bei den beteiligten Mitarbeitern.

Dadurch, dass innerhalb eines Teams die Prozesse zur Personaleinsatzplanung transparent werden, steigt auch die Motivation der Mitarbeiter, sich aktiv mit den dadurch entstehenden Herausforderungen auseinanderzusetzen und Probleme wie Urlaubsüberschneidungen zu lösen.

Für welche Unternehmen sind Tools zur Personaleinsatzplanung sinnvoll?

Ursprünglich waren umfangreiche Tools zur Mitarbeiterplanung großen Konzernen vorbehalten. Dank moderner skalierbarer Software sind solche Werkzeuge inzwischen auch für kleinere und mittelständische Unternehmen erreichbar. Solche Lösungen stellen dank eines intuitiven Anwendungsdesigns keine großen Hürden bei der Einführung mehr dar. So steht dem Schritt weg von Dienstplänen auf Notizseiten und Arbeitszeiterfassung in fehleranfälligen Excel-Listen hin zu einer modernen Personaleinsatzplanung nichts mehr im Wege.

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Vangelis

Ich bin Vangelis, der Inhaber und Administrator von windowspower.de Ich bin begeisterter Windows-Fan und habe die letzten Jahre zusammen mit meinem Team windowspower.de aufgebaut.Stetig arbeiten wir daran Lösungsvorschläge für alle möglichen Windows-Probleme zu bieten.Ich freue mich sehr, wenn Euch unsere Tipps und Tricks auf windowspower.de helfen.

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