Ratgeber

Warum Sie sich für eine ERP-Software entscheiden sollten

Wir zeigen Ihnen auf, warum eine ERP-Software auch für Ihr Unternehmen eine gewinnbringende Sache sein kann. Allzu oft herrscht noch das Vorurteil vor, ERP-Systeme seien nur etwas für große Unternehmen. Das dem nicht so ist, zeigen die zahlreichen Lösungen am Markt, die speziell für mittelständische und kleinere Unternehmen entwickelt wurden.

Wie genau Unternehmen von einer solchen Anwendung im Einzelnen profitieren, soll Gegenstand dieses Artikels sein. Tauchen Sie mit uns ein in die spannende Welt der ERP-Systeme und erfahren Sie alles, was Sie über diese Softwareanwendungen wissen müssen.

Werfen wir zunächst einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software. Dies hilft uns zu verstehen, wie genau Unternehmen von der Implementierung eines solchen System profitieren können und worauf es bei der Auswahl der passenden Software ankommt.

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

ERP ist die Abkürzung für das sogenannte Enterprise-Resource-Planning. Hierbei geht es um die Aufgabe eines Unternehmens, die ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie möglich einzusetzen. Dazu müssen die Geschäftsprozesse optimiert und mit der notwendigen Menge an Ressourcen in der korrekten Beschaffenheit versorgt werden – und das zu jedem Zeitpunkt.

Da kaum ein Unternehmen die eigenen Prozesse in Gänze überblicken kann, bedarf es softwareseitiger Unterstützung bei dieser Aufgabe. Diese wird in Form von ERP-Systemen geliefert. Diese bildet alle Prozesse des Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen.

So arbeiten alle Akteure im Unternehmen mit denselben Daten, was per se für einen schnelleren Informationsfluss sorgt und Fehlern vorbeugt. Die einzelnen Arbeitsabläufe lassen sich nun zusammenführen, verschlanken und vielerorts gänzlich durch das System automatisieren. So entstehen im gesamten Unternehmen effiziente Prozesse, die Abteilungsgrenzen ignorieren und Ressourcen freisetzen.

Alle Ressourcen optimal auf die Prozesse verteilen

Dabei wird sichergestellt, dass jedem Prozess zur richtigen Zeit die richtigen Ressourcen zur Verfügung stehen. Engpässe oder gar Verschwendungen sollen in jedem Fall vermieden werden. Unter Ressourcen versteht man in diesem Kontext mehr als nur zu verarbeitende Materialien. Vielmehr werden hierunter sämtliche dem Unternehmer zur Verfügung stehende Betriebsmittel verstanden, also auch das Personal, Immobilen, finanzielle Mittel, Werkzeuge und Maschinen usw.

Aufgebaut ist eine ERP-Software aus verschiedenen Modulen. Jedes dieser Module verfügt über eine Vielzahl von Funktionen die einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen abdecken. So finden sich Module für das Human-Ressource-Management, das Customer-Relationship-Management, das Warenlager, die Produktion das Rechnungswesen oder beispielwiese auch das Dokumentenmanagement in einer ERP-Lösung an.

Werfen wir einen Blick auf ein paar dieser Module und deren Funktionen, um besser verstehen zu können wie eine ganzheitliche ERP-Software funktioniert.

Human-Ressource-Management (HRM)

Mit dem HRM-Modul lassen sich alle Belange rund um das Personal effizient planen, steuern und verwalten. Von der Personaleinsatzplanung über die Urlaubsplanung bis hin zum Bewerbungsmanagement.

Für jeden Mitarbeiter wird eine Personalakte hinterlegt, in der neben den üblichen Daten auch Zertifikate von zurückliegenden Schulungen usw. gespeichert werden. So kann direkt eingesehen werden, welcher Mitarbeiter beispielwiese temporär Aufgaben eines Kollegen übernehmen kann oder wann dieser wieder Schulungen besuchen muss.

Auch lässt sich die Arbeitszeit mit dem System erfassen und bestimmten Posten zuordnen. Viele Unternehmen arbeiten heute projektbezogen. Die Dokumentation der Arbeitszeit wird daher immer wichtiger. Mit dem HRM-Modul wird diese jedoch kein Problem mehr.

Customer-Relationship-Management (CRM)

Der Kunde ist für viele Unternehmen das Zentrum der eigenen Bemühungen. Die Wünsche und Bedürfnisse der Kunden proaktiv zu erkennen elementar. Mit einem CRM-Modul lassen sich eine ganze Reihe wichtiger Erkenntnisse zu eben jene Fragen herausfinden. Dazu wird für jeden Kunden zunächst einmal eine Kundenakte angelegt, in der sämtliche Informationen und Interaktionen zu diesem zentral gespeichert werden.

Davon profitiert der Kundenservice direkt. Dieser kann die Kunden bei konkreten Anfragen besser und schneller betreuen. Dadurch steigen die Kundenzufriedenheit und letztlich auch die Kundenbindung. Durch die systematische Auswertung der Daten lassen sich spannende Erkenntnisse gewinnen.

Kundengruppen lassen sich genauer definieren, Trends frühzeitig erkennen und Produktverwandtschaften identifizieren. Alles was es dazu braucht ist eine konsistent Datenbasis. Diese wird im CRM-Modul laufend ausgebaut. Mit vielen vordefinierten Masken unterstützt das System den Anwender bin Eintragen der Daten.

Warehouse-Management-System (WMS)

Ebenfalls Teil einer ERP-Software kann ein Lagerverwaltungssystem sein. Nicht jedes Unternehmen benötigt diese, da keine eigenen Lager geführt werden. Diejenigen Unternehmen die ein Lager führen, sind stets darauf bedacht, alle benötigten Ressourcen immer zu Verfügung zu haben. Gleichzeitig bindet ein Lager enormes kapital, was ebenfalls nicht im Sinne des Unternehmens sein kann.

Daher muss ein Weg gefunden werden, die Ressourcenversorgung immer zu gewährleisten und gleichzeitig so wenig Kapitalbindung wie möglich im Lager vorherrschen zu lassen. Genau dabei unterstützt das WMS-Modul. Dieses zeigt immer genau an, welche Artikel in welcher Stückzahl noch im Lager vorhanden sind und welchen Prozessen diese zu welchem Zeitpunkt zugeordnet sind.

Droht ein Artikel knapp zu werden, kann das System davor waren und eine entsprechende Nachbestellung vorbereiten. Das gesamte Lager, vom Wareneingang bis zum Warenausgang wird in diesem System abgebildet und macht die Prozesse deutlich schlanker und effizienter. An dieser Stelle können enorm viele Kapazitäten freigesetzt und anderweitig eingesetzt werden.

Fazit: Schneller und effizienter arbeiten Dank ERP

Mit einer ERP-Software haben Unternehmen die Möglichkeit die eigenen Prozesse effizient und ressourcensparend zu gestalten. Das Potenzial einer ganzheitlichen ERP-Software ist groß. Langfristig werden viele Kapazitäten eingespart und können an anderer Stelle wiedereingesetzt werden. So sichert sich ein Unternehmen genau den Vorsprung, den es heute so sehr braucht.

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Vangelis

Ich bin Vangelis, der Inhaber und Administrator von windowspower.de Ich bin begeisterter Windows-Fan und habe die letzten Jahre zusammen mit meinem Team windowspower.de aufgebaut. Stetig arbeiten wir daran Lösungsvorschläge für alle möglichen Windows-Probleme zu bieten. Ich freue mich sehr, wenn Euch unsere Tipps und Tricks auf windowspower.de helfen.
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