Einnahmen und Ausgaben dokumentieren, Kassenbuch führen, unter Umständen Bilanzen und Steuererklärungen erstellen – die Pflichten für eine ordnungsgemäße Buchhaltung sind vielfältig und nicht jeder Unternehmer bzw. Selbstständige hat Vergnügen daran. Rund um die Themenwelt der Finanzbuchhaltung gibt es zahlreiche Software-Systeme und praktische Tools am Markt, die Unternehmern bzw. Freiberuflern den professionellen Umgang mit der Buchführung sehr erleichtern.

Das Riesenangebot an Buchhaltungssystemen ist für Nutzer eine Herausforderung, denn sie unterscheiden sich in vielerlei Hinsicht: die Unterschiede drücken sich in der Bandbreite der Funktionen, ihrer Kompatibilität mit geläufigen Betriebssystemen z.B. mit Windows sowie in der Preiskultur aus. Kleinunternehmer organisieren sich deshalb – besonders zu Beginn ihrer Selbstständigkeit – mithilfe diverser Freeware-Angeboten, die sie kostenlos aus dem Internet downloaden können.

Das können kostenlose Programme

Keine Frage, Freeware ist für Anfänger und kleine Unternehmen durchaus erwägenswert. Deren Anbieter kreieren leicht verständliche Software-Lösungen, die für den betrieblichen Kontext von Freiberuflern und selbstständigen Einzelpersonen kostensparend einzusetzen sind. Selbst Privatpersonen können mit ihrer Hilfe z.B. ganz leicht ein Haushaltsbuch führen und ihre Einnahmen bzw. Ausgaben im Auge behalten.

Freeware-Programme reichen von simplen Excel-Vorlagen für Laien bis hin zu anspruchsvolleren Lösungen, mit denen ihre Nutzer sogar Bilanzen und Rechnungen erstellen können. Manche Freeware-Angebote bieten Nutzern eine Komplettlösung an, andere fokussieren nur bestimmte Funktionen, wie z.B.

• Kontoverwaltung zum Führen diverser Konten, die sich mit Passwort schützen lassen
• Adressbuch für Kunden, Dienstleister, Kooperationspartner, die für Buchhaltung relevant sind
• Import- und Exportfunktionen, die Import von z.B. Belegkopien und Datensätzen aus ELSTER, DATEV oder Excel-Dokumenten ermöglichen. Export meint das Generieren wichtiger Kennzahlen in einer CSV-Datei, um diese in Excel weiterzuverarbeiten
• Schnittstellen zu geläufigen Programmen zur Lohnabrechnung, Steuererklärung etc.
• Führen eines Kassenbuchs unter Berücksichtigung unterschiedlicher Währungen und Steuersätze. Fortlaufende Belegnummern und Kategorien verhelfen zu einer übersichtlichen Dokumentation
• Forderungen und fällige Zahlungen zur Verwaltung von Kreditoren und Debitoren, zudem können Zahlungsziele sowie Teilzahlungen vermerkt werden. Das Mahnwesen funktioniert teilweise aus der Software heraus
• Steuererklärung, schrittweise erklärt – teilweise mit direkter Schnittstelle zum ELSTER-Programm der Finanzbehörde
• Jahresabschluss mit Bilanz oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) auf Knopfdruck
• Angebots- und Rechnungserstellung sind in manchen Systemen zentral zu verwalten

Fazit: Buchhaltungssoftware „for free“ ist aus unternehmerischer Sicht eines Gründers ein sinnvolles Tool, um diverse Verwaltungs- und Buchungsaufgaben selbst in die Hand zu nehmen. So sparen sie sich die Kosten für den Steuerberater. Allerdings stößt deren Einsatz auf Grenzen: Sowohl was die Kenntnisse des Anwenders, als auch was die Funktionen angeht.

Gesetzgeber fordert Datensicherheit

Denn wenn Unternehmer Umsatzsteuer sowie diverse Kategorien von Einnahmen und Ausgaben im Sinne einer doppelten Buchführung berücksichtigen müssen, sind sie mit lizensierter Buchhaltungssoftware meist besser beraten. Sie ermöglicht z.B. den direkten Draht zum eigenen Steuerberater und sichert, wenngleich als kostenpflichtige Vollversion, inhaltliche sowie formale Richtigkeit der unternehmerischen Buchführung.

Wichtig ist das mit Blick auf die sogenannte GoBD-Konformität. Dieser Gesetzestext formuliert seit 2015 bestimmte Auflagen für eine elektronische Buchführung. Dabei geht es um die Aufbewahrung der Unterlagen sowie um den Datenzugriff im Sinne der Datensicherheit. Lizensierte Buchführungssysteme berücksichtigen jene GoBD-Anforderungen.

Denn die Anbieter kostenpflichtiger Software-Lösungen lassen ihre Programme vor Markteinführung von Fachleuten überprüfen bzw. sogar zertifizieren. So sind Fehler ausgeschlossen, wie sie mitunter bei Freeware-Produkten vorkommen, weil deren Anbieter nicht in jene Überprüfung durch Externe investieren. Wichtig: Fehlerhafte Buchführung kann in diesem Kontext sogar Strafen nach sich ziehen – bis hin zum Entzug der Gewerbeberechtigung.

Mit kostenpflichtigen Tools Geld sparen

Unter den lizensierten Buchführungslösungen sind auch kostengünstige Varianten auf dem Markt zu finden, auch sie sind mit Windows-Betriebssystemen kompatibel. Nicht wenige Software-Unternehmen bieten Einsteigern sogar eine Testversion an, die zunächst gratis ist. So kann der interessierte Selbstständige ausprobieren, ob sich für ihn der Erwerb jener Lizenz lohnt. Hier hängt der Leistungsumfang der Programme von den Funktionen ab. Je nach Anforderung kann ein Jungunternehmer Versionen für EÜR oder doppelter Buchführung wählen.

Günstigere Software-Tools eignen sich nur für Auftragsbearbeitung. Wer mehr investiert, kann sich dagegen Versionen zur umfassenden Buchführung mit integrierter Umsatzsteuervoranmeldung oder gar zusätzlichen Warenwirtschaftsfunktionen leisten. Es gibt vieles im Angebot innerhalb dreier Preisklassen. Im Grunde lässt sich für jeden – vom Einsteiger bis hin zum erfahrenen Buchhalter – eine passende Buchführungssoftware finden.

Windows oder Cloud

Fazit: Lizenzierte Programme sind flexibel und passen sich mit ihrem Funktionsumfang der jeweiligen Branche bzw. den Unternehmen an. Im Gegensatz zu kostenfreien Buchführungssystemen bieten sie Lösungen für jede Art der geschäftlichen Aktivität. Freeware-Systeme sind auf ihre Art natürlich ebenfalls seriös und leistungsorientiert, doch z.B. für mittlere Unternehmen langfristig nicht ausreichend.

Ein perfektes Ergebnis liefert eine sichere Buchhaltung immer dann, wenn sie fast ohne Aufwand gelingt und auf automatisierten Lösungen beruht. Denn wer sich als Selbstständiger oder Unternehmer erst einmal für eine Buchhaltungssoftware entschieden hat, möchte gerne lange damit arbeiten. Deshalb ist es richtig, sich bei der Auswahl die eigenen Ziele und Bedürfnisse klar zu machen. So spart man auf jeden Fall an der richtigen Stelle. Übrigens: die Mehrheit moderner Buchführungssysteme ist für Anwender nutzbar, die bevorzugt mit Windowssystemen arbeiten. Für Mac- und Linux-Nutzer sind ebenfalls Lösungen garantiert – nicht zuletzt mithilfe online-basierter Cloud-Produkte.