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Projektmanagement Tools steigert den Erfolg


Das Management eines Projektes ist einer der Faktoren, der über Erfolg oder Misserfolg der Arbeit entscheiden kann. Es ist damit unumstritten notwendig für alle Projekte, denn selbst kleine Projekte kommen ohne ein gewisses Maß an Management nicht aus.
Mit einem guten Projektmanagement können sich Unternehmen gegenüber der Konkurrenz einen Vorteil verschaffen, unverzichtbar dazu sind auch geeignete Tools.

Projekte effizient leiten
Mithilfe von Projektmanagement-Tools können die Projektleiter den Überblick über sämtliche Arbeiten behalten, was unverzichtbar ist bei großen Aufträgen. Tools erleichtern nicht nur die Planung, Ressourcen können effizienter genutzt werden und auch im Falle von Problemen kann über Tools zeitnahe reagiert werden. Neben der Planung bietet Software für Projektmanagement auch zahlreiche Funktionen zum Monitoring. Dies ist besonders wichtig, da sofort Maßnahmen ergriffen werden können, falls man nicht im Zeitplan ist. Nicht nur für leitende Angestellte bietet die Software hilfreiche Funktionen an. Über die Tools ist es auch möglich, dass sich etwa Kollegen untereinander austauschen und natürlich erleichtert es auch triviale Aufgaben wie die Urlaubsplanung, was von Vorteil ist, damit nicht das halbe Team zur gleichen Zeit abwesend ist. Schlussendlich ermöglicht es auch eine bessere Kalkulation bzw. Endabrechnung von Projekten und liefert wichtige Daten für die Nachbesprechung und für zukünftige Aufträge.

Maßgeschneiderte Lösungen
Aus gutem Grunde gibt es so viele verschiedene Projektmanagement-Tools auf dem Markt, den dadurch kann sich jedes Unternehmen das für seine Anforderungen passende Tool aussuchen. Oft umfassen sie nur einfache Terminplaner, der jedoch mit mehreren Personen geteilt werden kann. In der Regel ist es jedoch eine umfassende Datenbank in der etwa die vorhandenen Ressourcen, wie Arbeitsmaterial und natürlich auch personelle Ressourcen wie die Qualifikationen der Mitarbeiter gespeichert sind. Ein Bereich, der immer wichtiger wird, jedoch noch nicht so häufig in den Tools integriert ist, ist das Riskmanagement. Hierbei werden mögliche Problemfälle konstruiert und bereits im Rahmen der Projektplanung Lösungsansätze erarbeitet. Tritt nun ein Problemfall ein, kann rascher reagiert werden.

Vor- und Nachteile
Planungsarbeit, die früher mühsam mit der Hand erledigt werden musste, wird von einer geeigneten Software in nur wenigen Klicks deutlich schneller erledigt. Zudem ist das stetige Monitoring ein großer Pluspunkt der Tools – oftmals lassen sich sogar bestimmte Schranken einbauen, bei denen Verantwortliche gewarnt werden, falls etwas aus dem Rahmen ist. Natürlich ist mit dem Einsatz der Tools auch ein gewisser Schulungsaufwand verbunden, damit alle damit lernen umzugehen. Zudem müssen neue Informationen laufend im Tool gespeichert werden und falsche Dateneingaben können sich langfristig zu groben Fehlern führen.

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Über den Autor Vangelis

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