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Mit elektronischer Archivierung der Aufbewahrungspflicht nachkommen



Der Gesetzgeber schreibt vor, dass Dokumente eines Unternehmens über einen gewissen Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Dieser Zeitraum umfasst entweder sechs oder zehn Jahre. Buchungsbelege, Eröffnungsbilanzen, Inventuren, Jahresabschlüsse und Lageberichte müssen beispielsweise zehn Jahre aufbewahrt werden. Weitere steuerrechtlich bedeutende Dokumente und Handels- und Geschäftsbriefe müssen für die Dauer von sechs Jahren archiviert werden. Bei dieser Aufbewahrungspflicht steht ein Unternehmen oft vor großen Herausforderungen, da die archivierten Dokumente bestimmte Anforderungen erfüllen müssen.

Herausforderungen meistern mit elektronischer Archivierung

Die aufbewahrten Dokumente müssen vor allem ihre Beweiskraft behalten und lesbar sein. Durch Feuchtigkeit und Staub können Dokumente, die in Akten vorliegen, oft an Lesbarkeit verlieren. Dadurch kann die Beweiskraft zum Teil verloren gehen. Außerdem schreiben das Handelsgesetzbuch und die Abgabenordnung vor, dass Dokumente revisionssicher verwaltet werden müssen. Dies bedeutet, dass Dokumente vollständig und ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Auch müssen sie vor Verlust und Veränderung geschützt sein. Die Dokumente eines Unternehmens sollen durch diese Anforderungen bei einer Wirtschaftsprüfung prüfbar, komplett und unverfälscht vorliegen. Bei der oft verwendeten Archivierung in dicken Akten und großen Ordnern stellen diese Anforderungen Unternehmen vor vielen Probleme. Es ist oftmals schwierig, alle wichtigen Dokumente zu bündeln und korrekt zu archivieren. Deshalb bietet sich die neue digitale Art der Archivierung als Alternative sehr gut an. Bei dieser werden Dokumente nicht mehr in Papierform, sondern elektronisch archiviert.

Dokumente digital archivieren um Kosten zu senken

Durch elektronische Archivierung von Dokumenten kann man als Unternehmen den Herausforderungen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht sehr gut nachkommen. Hierbei nutzt man eine komplexe Softwarelösung zur elektronischen Archivierung (siehe http://www.ser.de/produkte-loesungen/elektronische-archivierung.html). Diese Software muss die verschiedenen Vorgaben des Handelsgesetzbuch und des Gesetzgebers erfüllen. Durch die elektronische Archivierung liegen sämtliche Dokumente in digitaler Form vor. Dies bedeutet zu Beginn der Umstellung einen hohen Arbeitsaufwand. Ist die Aufbewahrungsform erst einmal umgestellt, ergeben sich allerdings viele Vorteile für Unternehmen. Zum einen spart man sehr viel Platz ein, da man keine Akten mehr lagern muss. Auch können die Mitarbeiter selbst Dokumente archivieren und es ist kein spezialisiertes Personal nötig. Dadurch, dass sämtliche Dokumente digital vorliegen, haben Arbeitnehmer aus verschiedenen Abteilungen gleichzeitig Zugriff. So können Arbeitsprozesse effizienter gestaltet werden. Auch das lästige Suchen nach einzelnen Dokumenten entfällt, da die Software über eine effektive Suchfunktion verfügt. Dadurch werden Mitarbeiter entlastet und sie können sich mehr auf die eigentliche Arbeit konzentrieren, anstatt wertvolle Zeit mit der Suche nach Akten zu vergeuden. Vor allem die Revisionssicherheit ist durch elektronische Archivierung verbessert, da die Dokumente vollständig digital vorliegen. So entgehen Unternehmen möglichen Nachzahlungen. Mit der elektronischen Archivierung spart ein Unternehmen Kosten ein und kommt auf praktische Weise der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht nach.

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Vangelis

Ich bin Vangelis, der Inhaber und Administrator von windowspower.de
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