Windows ist eines der Betriebssysteme, das heute nicht nur auf vielen Heim-PCs läuft – sondern auch in sehr vielen Büros zu finden ist. Wer mit seinem Rechner oder Laptop nicht nur spielt, greift zum Arbeiten oft auf Office Lösungen zurück. Viele Dokumente werden mit Word und Excel erstellt oder den verfügbaren Open Source Alternativen. Gerade, wenn es um den Austausch von Dokumenten geht, kommt das Portable Document Format zum Einsatz. Dessen Vorteil: Einmal erstellt, lassen sich die Dokumente nicht mehr ohne Weiteres verändern. Wie verwenden Nutzer dieses Format?

Wichtige Grundfunktionen

Das Portable Document Format – kurz PDF – ist keine Erfindung von Microsoft oder Apple. Für dessen Entwicklung ist Adobe Inc. verantwortlich. Lange als Adobe Systems Inc. bekannt, erschien das PDF-Format zum ersten Mal im Jahr 1992. Das Besondere ist die Plattformunabhängigkeit. Kernaufgabe des Formats: Dokumente unabhängig von Anwendungsprogrammen und Betriebssystemen wiedergegeben. Wichtig ist dabei Originaltreue. Egal, auf welchem System ein PDF-Dokument aufgerufen wird – es sieht immer gleich aus.

Um PDF-Dokumente aufzurufen, braucht es ein besonderes Programm, um die Dateien zu laden und anzuzeigen. Anfangs musste dazu auch in Windows immer ein spezieller Viewer – etwa in Form des Acrobat PDF Reader – installiert werden. Inzwischen gehört auch in Windows 11 ein Reader zur Standardausstattung. Diese Funktion lässt sich beispielsweise im Browser Edge einfach mit wenigen Klicks aktivieren.

Aber: Dieses Feature beschränkt sich auf das Betrachten der Dateien. Wenn der Autor eines PDF-Dokuments bei dessen Erstellung einzelne Formularfelder editierbar anlegt, können diese von Nutzern ausgefüllt werden – was häufig für behördliche Formulare oder Anträge vorgesehen ist. Wie sieht es mit der Erstellung von PDFs aus?

PDF erstellen: Mit Editor oder einfach umwandeln

Das Erstellen einem proprietären PDF ist mit einem Windows 11 Rechner nicht ohne Hilfsmittel möglich. Die Entwickler des PDF-Formats bieten beispielsweise einen speziellen Editor an. Mit diesem lassen sich die Dokumente einfach, wie mit gängigen Office-Lösungen, erstellen. Aber: Der Editor ist nicht kostenlos. Nutzer, die bereits Office auf ihrem Windowsrechner verwenden, können sich die Erstellung der PDFs einfach machen.

Mittlerweile ist es möglich, mit den Office Lösungen die erstellten Dokumente einfach im PDF-Format abzuspeichern. Damit lassen sich Dokumente verschicken – ohne, dass der Empfänger diese einfach verändern kann. Eine zweite Möglichkeit, die gern benutzt wird, ist das Drucken von Dokumenten im PDF-Format. Über Strg + P wird einfach das Druckmenü aufgerufen. Statt wie bisher einfach den Drucker auszuwählen, wird als Drucker einfach Print-to-PDF verwendet.

Möglichkeiten, um PDF-Dokumente zu erstellen:

  1. Erstellen über eigenen Editor (meist kostenpflichtig)
  2. Speichern von Dokumenten im PDF-Format
  3. Virtueller Drucker im PDF-Format

Wichtig: An diesem Punkt erschöpfen sich die Grundfunktionen für viele Windows Nutzer beim Thema PDF. Hiermit sind beispielsweise keine Sonderfunktionen nutzbar, wie das Signieren der PDF-Dokumente.

PDF Software

PDFs drucken: Basistipps und kleine Hacks

Eine Stärke der PDF-Dateien ist die Möglichkeit, Dokumente zu erstellen – damit diese vom Empfänger nicht mehr verändert werden können. Diese auf einem Rechner anzeigen zu können, reicht im Alltag aber nicht aus. Jeder Nutzer wird irgendwann an den Punkt kommen, einzelne Dateien auch ausdrucken zu müssen.

Grundsätzlich lassen sich die Dateien einfach im Viewer über das Tastenkürzel Strg + P an den Drucker schicken. Außerdem kann ein PDF-Dokument auch über die rechte Maustaste und Drucken auf Papier gebannt werden. Aber: Diese Funktionen lassen immer nur das Ausdrucken eines Dokuments zu. Was, wenn mehrere Dateien gedruckt werden sollen?

Hier gibt es einen Workaround. Findige Entwickler haben mit kleinen Tools zum Herunterladen und Installieren die Möglichkeit geschaffen, PDF-Dokumente zusammenzuführen und gemeinsam auszudrucken. Achtung: Wer sich dieses Feature zunutze macht, muss natürlich für eine ausreichende Menge Papier im Drucker sorgen.

PDFs und Sicherheit

Das PDF-Format wird rund um den Globus verwendet. Besonders die Tatsache, dass es auch im geschäftlichen Austausch von Dokumenten eine Rolle spielt und so häufig eingesetzt wird, macht das Portable Document Format zum Ziel für Hacker. Ausführbare Scripte, die in den Dokumenten versteckt sind, laden Schadsoftware herunter. Was hilft gegen diese Sicherheitslücke?

  1. Neueste Software verwenden
    Entwickler reagieren auf Exploits und bringen Sicherheitsupdates heraus. Diese sollten von Nutzern der PDF-Dokumente umgehend installiert werden.
  2. Sicherheitsmodi verwenden: Auf Nummer sicher gehen
    Die verschiedenen Viewer umfassen auch spezielle Sicherheitsfunktionen – wie einen Modus, der ausschließlich das Ansehen von Dokumenten erlaubt. Diese Funktionen sollten immer benutzt werden, um ausführbarer Schadsoftware einen Riegel vorzuschieben.
  3. Einsatz von Anti-Viren-Software: Gegen mögliche Angriffe
    Schutzlos sind Nutzer am PC den Angriffen nicht ausgeliefert – wenn konsequent auf die Verwendung von Anti-Viren-Software gesetzt wird. In der Entscheidung für eines dieser Programme ist vor allem Wert daraufzulegen, dass die Datenbanken mit Schadsoftware regelmäßig aktualisiert werden.
  4. Zum richtigen Viewer greifen: Ein genauerer Blick ist wichtig
    Zu einem eher unbekannten Viewer für PDF-Dokumente greifen, kann einen gewissen Schutz bedeuten. Gerade die verbreitet verwendeten Programme werden regelmäßig das Ziel von Hackern. Es kann sein, dass in den weniger stark frequentierten Viewern die Exploits der Cyberkriminellen nicht ausgenutzt werden können.

Fazit: PDFs erstellen, lesen und ausdrucken

PDFs sind heute aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken. Deren großer Vorteil besteht darin, dass einmal erstellte Schriftstücke sich nicht mehr einfach verändern lassen. Daher wird das PDF-Format gern benutzt, um etwa Anträge an Behörden zu stellen. Deren Vorlagen werden als PDF-Musterformular heruntergeladen, am Computer ausgefüllt und können ausgedruckt werden.

Ein weltweiter Einsatz macht die PDFs aber auch zum Ziel für Hacker. Mit eingebetteten Scripten werden leider regelmäßig PCs angegriffen. Wer häufig mit PDF-Dokumenten zu tun hat, muss sich also auch um Sicherheit Gedanken machen. Wirklich verzichten lässt sich im Alltag auf das Portable Document Format aber nicht mehr.

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