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IT-Dienstleistung? Darauf müssen Unternehmen beim Einkauf achten

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Wer verkündet, dass das Einsetzen eines IT-Dienstleisters für einen Betrieb ein ganz einfacher Schachzug ist, der kennt die Praxis nicht. Geeignete Dienstleister zu finden, zu briefen und Verträge zu schließen bedarf nämlich einiger Vorarbeit. Passt alles, können IT-Dienstleister einem Betrieb in der Tat mächtig viel Arbeit abnehmen. Auf was bei der Suche nach einem IT-Dienstleister zu achten ist, verrät dieser Ratgeber.

Schritt 1: IT-Dienstleister finden

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Abbildung 1: Anstatt über dem Computer zu verzweifeln, ist es zielführender, auf einen IT-Dienstleister zu setzen.

 

Zunächst muss klar definiert werden, in welchem Bereich der IT-Dienstleister aktiv werden soll. Denn dann lässt sich passgenau die Suche darauf abstimmen. In vielen Fällen führen die folgenden Gründe dazu, warum der Gedanke zu einem IT-Dienstleister immer präsenter wird:

  • Wer in die Rubrik der Gründer, StartUps etc. gehört, der ist mit einer IT-Dienstleistungsagentur oder einem Freelancer gut bedient. Definiert werden muss, ob nur ein Software-Support gestellt werden soll (dann muss der Dienstleister nicht aus der näheren Gegend kommen) oder, ob der IT-Dienstleister auch das Thema Hardware unter seine Fittiche nehmen soll (was eine regionale Nähe impliziert). Experten raten gerade Gründern dazu, einen IT-Dienstleister zu wählen, der inhaltlich breit aufgestellt ist. Bios-tec wartet beispielsweise mit soliden Betreuungsverträgen auf. Dies gewährleisten umfassende Beratungsleistungen, die es ermöglichen, die passende IT ins Unternehmen zu integrieren, ohne Unmengen von Fachzeitschriften durchstöbern zu müssen oder sich durch Testberichte zu wühlen.
  • Wer ein IT-Sonderprojekt zu bewerkstelligen hat, sollte nach einem spezialisierten IT-Unternehmen fahnden, das bereits Praxiserfahrung in dem Bereich vorweisen kann. Die Themen Digitalisierung, papierloses Büro und effektive IT-gestützte Abläufe werden in diesem Zusammenhang häufig genannt.
  • Wer im Zuge eines großen Outsourcings-Prozesses die komplette IT-Betreuung extern vergeben möchte, muss sich dieselben Fragen stellen wie der Gründer (siehe 1). Anschließend kann entweder regional oder überregional gesucht werden.

Wer regional oder mithilfe von Business-Plattformen wie XING nach einem entsprechenden IT-Partner sucht, findet in der Regel mehrere Anbieter. Um zu entscheiden, wer das passende Angebot offeriert, hilft das Schulnoten-Prinzip, nach dem Leistungsdetails, Erreichbarkeit und andere individuell festlegbare Parameter benotet werden, um den passenden IT-Partner auszumachen.

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Abbildung 2: Auch, wenn nur zwei oder drei Rechner im Betrieb genutzt werden, muss die technische Basis stimmen. Mit Blick auf die Erweiterungsfähigkeit und zu erwartende Nutzungsintensität sollten die Ausstattung qualitativ und technisch den Nutzungsanforderungen entsprechen.

 

Schritt 2: Dienstleister-Verträge aufsetzen

In der Branche üblich ist ein sogenanntes Service Level Agreement (SLA), das mit dem Dienstleister geschlossen wird, um Leistungen, Qualität und Service zu regeln und niederzuschreiben. Grundsätzlich geregelt sein sollten diese Themen:

  • Welche Notfall-Pläne gibt es bei Stromausfällen, Server-Ausfällen oder ähnlichem?
  • Wer bekommt die Daten und wie lange verbleiben diese dort?
  • Wer haftet für welchen Schaden?
  • Welche Regelungen treten bei einer Insolvenz in Kraft?
  • Qualität. Gibt es ein Qualitätsmanagement, das die bestmögliche Servicequalität sicherstellt?
  • Wer ist wann erreichbar?

Individuelle Leistungsparameter wie die Servicefrequenz oder etwaige Einzelaufgaben müssen ebenfalls dokumentiert werden.

Schritt 3: Das Dienstleister-Briefing

Je besser bzw. detaillierter der Vertrag ist, der geschlossen wurde, desto einfacher gestaltet sich nun das Briefing, das an den IT-Dienstleister übergeben wird. Darin verankert sind alle Informationen, die zur Bewerkstelligung der Aufgaben nötig sind. Etwaige Zugänge, Passwörter, etc. müssen dafür ebenso übergeben werden wie Prozess- und Strukturpläne, die aufzeigen, welchen (digitalen) Weg der Prozess im Unternehmen beschreitet.

Experten raten dazu, temporäre IT-Dienstleister lediglich über ein Rechte-Rollen-System einzubinden, das sicherstellt, dass der Betrieb selbst dem Dienstleister jeglichen Zugang auf der Stelle wieder entziehen kann, wenn das Projekt abgeschlossen ist. Wer indes die IT-Abteilung als IT-Dienstleister „übernehmen“ soll, der sollte eine Hospitanz im Betrieb einplanen, um auch menschlich greifbar zu werden. Das hilft dabei, im späteren Verlauf Schwellenängste zu überwinden. Je schneller die Belegschaft begreift, dass der IT-Dienstleister lediglich als Außenabteilung fungiert, desto leichter fällt der Umstieg von der hausinternen Abteilung zum Externen.

Einen detaillierten Überblick gibt auch diese Informationsbroschüre, die vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie gefördert und vom Institut der deutschen Wirtschaft in Köln herausgegeben wurde.

Quellen:
pixabay.com © Concord90 (CC0 Public Domain)
pixabay.com © geralt (CC0 Public Domain)

 

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Über den Autor Vangelis

Ich bin Vangelis, der Inhaber und Administrator von windowspower.de Ich bin begeisterter Windows-Fan und habe die letzten Jahre zusammen mit meinem Team windowspower.de aufgebaut.Stetig arbeiten wir daran Lösungsvorschläge für alle möglichen Windows-Probleme zu bieten.Ich freue mich sehr, wenn Euch unsere Tipps und Tricks auf windowspower.de helfen.

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