Die IT-Wartung, die nötige Hardware-Umgebung und eine vergleichsweise geringe Investition machen die Cloud-Angebote vor allem für kleine und mittlere Unternehmen attraktiv. Außerdem sind die meisten dieser Lösungen recht variabel und können mit dem jeweiligen Kunden mitwachsen. Aber gehört auch das Dokumentenmanagement zu den Bereichen, die für die Cloud prädestiniert sind?
Das Gros der Experten ist sich sicher, dass sich Unternehmen jeder Größenordnung an die veränderten Lebensgewohnheiten anpassen und ihren Mitarbeitern ermöglichen müssen, zu jeder Tages- und Nachtzeit auf Dokumente zuzugreifen. Das Angebotsspektrum für dahingehende Cloud-Lösungen ist denkbar groß. Bei dem Anbieter Leitz ist vor allem die Anwendung sehr einfach. Um zu starten, muss lediglich der Windows Client installiert werden. Hernach ist das Katalogisieren und Priorisieren der Dokumente ein reines Kinderspiel. Genau hier, also bei der Übersichtlichkeit und der intuitiven Bedienung, kann man im Angebotsdschungel auch die größten Unterschiede feststellen. Ein unübersichtliches Ordnungs-/Ablagesystem, das schlimmstenfalls Arbeitsprozesse nicht verkürzt, sondern gar verlängert, braucht kein Mensch.
Welche Cloud-Angebote eignen sich eher nicht für die Dokumente?
Der potenzielle Nutznießer muss schon darauf achten, dass es sich um ein möglichst spezialisiertes Angebot handelt, bei dem Attribuierung (die Verknüpfung von Schlüsselinformationen mit Dokumenten) möglich ist. Wahllos einen Cloud-Anbieter herauszusuchen und die virtuellen Akten auf einen reinen File-Sharing-Speicher abzulegen, macht eigentlich keinen Sinn.
Der Hauptgrund, aus dem noch immer viele Unternehmer nicht auf die Cloud-Angebote zurückgreifen möchten, ist schnell benannt: Es sind in erster Linie Sicherheitsbedenken. Datenklau, Spionage und Sabotage sind im heutigen Geschäftsgebaren leider keine Seltenheit mehr. Außerdem bedroht Schadsoftware die sensiblen Daten. Die betriebsinternen Server bedürfen daher gesonderter Sicherungsmaßnahmen. Die Daten nun in der Cloud abzulegen, scheint gerade in Deutschland vielen Unternehmern recht unsicher. Dabei garantieren die Verschlüsselungen mittlerweile ein sehr großes Maß an Datensicherheit. Diesen hohen Sicherheitsstandard können gerade die kleineren Unternehmen meist selbst gar nicht gewährleisten.
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