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Ratgeber

Besprechungsprotokoll in Word & Excel erstellen: Tipps & Tricks

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Während eines Meetings oder einer Teamsitzung wird in den meisten Fällen ein sog. Besprechungsprotokoll angefertigt. Darin werden alle wichtigen Punkte und Informationen aus dem Treffen zusammengefasst und die Ergebnisse gesichert. Die meisten Besprechungsprotokolle werden inzwischen nicht mehr handschriftlich, sondern mit Hilfe von Textverarbeitungsprogrammen wie Excel oder Word verfasst. Dabei gibt es einige Punkte, die Sie beachten sollten, um Fehler beim Protokoll Schreiben zu vermeiden und nach dem Meeting ein sauberes und übersichtliches Dokument präsentieren zu können. In diesem Artikel lernen Sie verschiedene Tipps & Tricks zur Erstellung von Besprechungsprotokollen kennen.

Welche Arten von Besprechungsprotokollen gibt es?

Im Wesentlichen unterscheidet man zwischen 3 verschiedenen Arten von Besprechungsprotokollen:

  • Ergebnisprotokoll: In diesem Dokument werden Entscheidungen festgehalten, die während des Meetings getroffen wurden. Ebenfalls werden darin die Aktionen beschrieben, die im Anschluss an die Besprechung unternommen werden sollen. Die Diskussion, die diesen Punkten vorausging, wird nicht mit ins Protokoll aufgenommen.
  • Verlaufsprotokoll: Dies ist die geläufigste Form von Besprechungsprotokollen. Darin steht alles, was auch im Ergebnisprotokoll zu finden ist. Zusätzlich wird aber auch die Diskussion, die zu den Entscheidungen führte, mit dokumentiert.
  • Wortprotokoll: In diesem wird das gesamte Gespräch, das bei einem Treffen stattfindet, wortgetreu aufgenommen und niedergeschrieben. Es ist mit Abstand die ausführlichste und damit auch aufwendigste Art, ein Besprechungsprotokoll zu verfassen.

Für die leichtere und übersichtlichere Protokollerstellung können Sie eine Besprechungsprotokoll-Vorlage nutzen. Diese sind oftmals kostenlos online erhältlich und können einfach auf das jeweilige Gerät heruntergeladen werden.

Besprechungsprotokoll

Wie erstelle ich ein Besprechungsprotokoll?

Wenn Sie als Protokollführer in einem Teammeeting bestimmt werden, ist das kein Grund zur Panik. Die Erstellung eines Protokolls ist einfacher, als es auf den ersten Blick scheinen mag. Es erfordert natürlich ein gewisses Konzentrationsvermögen, um alle wichtigen Details und Informationen der Besprechung schriftlich festzuhalten, noch während diese stattfindet. Dafür können Sie jedoch sicher sein, aus der Sitzung für sich das meiste herauszuholen, da Sie als Protokollführer weniger Gefahr laufen, gedanklich abzuschweifen und so wesentliche Inhalte zu verpassen.

Egal, ob Sie das Protokoll handschriftlich oder digital verfassen, eine gute Struktur hilft Ihnen, dieses übersichtlich zu gestalten und sich nicht in unwichtigen Details zu verzetteln. Gerade bei einem Verlaufsprotokoll ist dies wichtig, da hier nicht nur die Ergebnisse, sondern auch der Weg dorthin dokumentiert werden soll. Erstellen Sie daher am besten schon im Vorfeld des Meetings eine Vorlage mit wichtigen Punkten oder Themen, und lassen Sie jeweils Platz, um die Inhalte des Gesprächs in die jeweiligen Raster einzufügen. Auch Tabellen können hilfreich sein, z. B., um Ergebnisse von internen Abstimmungen oder Listen zu sichern.

Was muss ich bei der Erstellung von Besprechungsprotokollen mit Microsoft Word oder Excel beachten?

Für die professionelle Erstellung von Besprechungsprotokollen gibt es inzwischen verschiedene Softwarelösungen, die dabei helfen, die Inhalte besonders gut implementieren, bearbeiten und teilen zu können. Jedoch können Sie ein Besprechungsprotokoll in der Regel auch mit einfachen Textverarbeitungsprogrammen wie Excel oder Word anfertigen. Wir verraten Ihnen, worauf Sie dabei achten sollten:

  • Vorlagen: Mit Hilfe von Microsoft Word oder Excel können Sie verschiedene Vorlagen bei der Erstellung Ihres Protokolls direkt im Programm nutzen. Dafür können Sie zunächst eine benutzerdefinierte Vorlage im jeweiligen Programm erstellen. Anschließend wählen Sie die jeweilige Vorlage einfach über die Einstellungen aus und können diese während des Meetings bearbeiten und mit Text füllen.
  • Struktur: Egal, ob Sie das Besprechungsprotokoll mit Excel oder Word anfertigen – wichtig ist eine klare und übersichtliche Struktur, damit das Protokoll auch im Nachgang an die Besprechung von den Teilnehmern gut nachvollzogen werden kann, und Mitarbeiter, die nicht am Meeting teilgenommen haben, die Inhalte und Ergebnisse ebenfalls rasch und verständlich nachlesen können. Hierfür ist es sinnvoll, mit Überschriften verschiedener Größe, Stichpunktlisten oder Tabellen zu arbeiten, so dass jeder Inhalt seinen Platz in der Struktur des Protokolls findet. Lassen Sie dabei immer zusätzlich Platz in den einzelnen Feldern, damit die Strukturierung des Dokuments auch bei Ergänzungen oder Nachträgen gewahrt bleiben kann.
  • Rückfragen: Wenn Sie nicht gerade ein Wortprotokoll verfassen, ist es wichtig, dass Sie das Gesagte bereits während der Besprechung analysieren und im Kern zusammenfassen. Daher ist es immer sinnvoll, sich bei den anderen Teilnehmern zu versichern, ob Sie die einzelnen Punkte richtig mitbekommen oder verstanden haben, wenn Sie sich nicht ganz sicher sind. Haben Sie keine Angst, das Gespräch zu unterbrechen. Oft führt eine Wiederholung des Gesagten nämlich dazu, dies zusätzlich in den Köpfen zu verankern und Zusammenhänge noch klarer zu erkennen. Wenn Sie das Protokoll handschriftlich erstellen, sollten Sie daher immer genügend Platz für mögliche Korrekturen lassen. Bei einem digitalen Besprechungsprotokoll ist das Ergänzen und Nachtragen von Informationen sicherlich einfacher und es bleibt übersichtlich, da falsche Inhalte einfach überschrieben werden können.
  • Excel oder Word: Excel und Word sind die zwei gängigsten Microsoft Office-Anwendungen, die für die Erstellung von Besprechungsprotokollen verwendet werden. Dabei eignet sich Excel vor allem für die Ergebnissicherung oder kurze Verlaufsprotokolle, Word ist besser für Dokumente geeignet, die längere Texte enthalten, da diese gut übersichtlich dargestellt werden können. Im Zweifelsfall können Sie beide Anwendungen ausprobieren, um zu erkennen, welche besser für Ihr Besprechungsprotokoll geeignet ist. Sowohl in Excel als auch in Word können Sie die Schriftgröße ändern, um eine bessere Lesbarkeit oder Übersichtlichkeit des Geschriebenen zu bewirken.
  • Nachbesprechung: Bevor das Meeting offiziell endet, ist es sinnvoll, dass Sie als Protokollführer noch einmal die wichtigsten Punkte und Ergebnisse der Besprechung zusammenfassen. So haben Mitarbeiter die Möglichkeit, Sie auf wichtige Punkte hinzuweisen, die vielleicht noch ins Protokoll aufgenommen werden müssen. Außerdem können auch falsche Informationen so schnell korrigiert werden, bevor das Protokoll allen zugänglich gemacht wird. Schließlich ist die Zusammenfassung der besprochenen Inhalte auch ein guter Weg, um das Treffen auf natürliche und entspannte Art abzuschließen und die Resultate des Meetings so noch einmal besser zu festigen. Mithilfe von Word oder Excel können Sie die Datei mit dem Besprechungsprotokoll schreibgeschützt und unkompliziert ausdrucken oder auch als PDF abspeichern und per E-Mail an die anderen Teilnehmer versenden.

Fazit

Besprechungsprotokolle werden bei den meisten Businessmeetings oder Teamsitzungen angefertigt, um den Gesprächsverlauf und die Ergebnisse eines Treffens schriftlich festzuhalten. Ein Protokoll kann dabei entweder handschriftlich oder mit Hilfe von digitalen Softwarelösungen bzw. Textverarbeitungsprogrammen wie Microsoft Office oder Excel erstellt werden. Mit Hilfe entsprechender Vorlagen, einer guten Struktur und einer guten Aufmerksamkeit während des Meetings können Sie das Besprechungsprotokoll für Ihre Kollegen ohne große Mühe erstellen, wenn Sie als Protokollführer eingesetzt werden.


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Vangelis

Ich bin Vangelis, der Inhaber und Administrator von windowspower.de Ich bin begeisterter Windows-Fan und habe die letzten Jahre zusammen mit meinem Team windowspower.de aufgebaut. Stetig arbeiten wir daran Lösungsvorschläge für alle möglichen Windows-Probleme zu bieten. Ich freue mich sehr, wenn Euch unsere Tipps und Tricks auf windowspower.de helfen.
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