In Ihre Planung sollten alle wichtigen Punkte wie der Zeitplan, das zur Verfügung stehend Budget, wichtige Termine, Kalkulationen, die Mitarbeiter des Projektteams, interne Termine des Unternehmens, etwaige Sicherheitsmaßnahmen, eventuelle Urlaubszeiten der Teammitglieder und der durch das Projekt entstehende Zeitaufwand aufgenommen werden.
Der Erfolg eines Projektes liegt schon am Beginn
Um ein guter Projektmanager zu sein, beginnt Ihr Projekt für Sie nicht erst bei der Durchführung, sondern schon dann, wenn ein Interessent, also der Kunde, danach fragt.
Kommt ein Interessent auf den Projektmanager zu, muss der Projektmanager sich in die Lage des Kunden versetzen können und dem Kunden ein entsprechendes Angebot bieten. Je spezifischer sich dieses Angebot an den Auftrag selbst bezieht, desto besser wird sich der Kunde fühlen.
Wenn nun ein Angebot für einen Kunden erstellt wird, sollte schon in Gedanken das geeignete Team für dieses Projekt zusammengestellt werden. Diese Teammitglieder können kreativ deren Meinung zu dem Projekt einfließen lassen, um das Projekt selbst auf einen guten Weg zu bringen. Ein gemeinsamer Beginn lässt Ressourcen und die Kapazitäten des Teams erkennen, um das Projekt im erstellten Zeitraum erfolgreich zu beenden.
Sie haben vor, ein Projekt zu planen und wissen, wie viel berücksichtigt werden muss. Mit exklusiven Tipps von Projektmanagern gelingt auch Ihnen die Projektplanung spielend leicht. In erster Linie sollte man damit beginnen, sich alle Punkte, die wichtig sind, zu notieren. Am besten gelingt das, wenn man sich für ein Projekt entsprechende PDF-Dateien anlegt. Diese einzelnen PDFs kann man einfach in eine Datei zusammenführen. Haben Sie schon einmal verschiedene Dateien in PDF in eine große Datei zusammengeführt? Versuchen Sie, Ihre PDF-Datei zusammenzuführen, Sie werden sehen, wie einfach das funktioniert.
Im Folgenden einige Tipps, um ein Projekt erfolgreich ans Ziel zu bringen
Die Projektplanung
Nachdem Sie jetzt den Auftrag erhalten haben, wird immer der erste Schritt gesetzt. Ein Terminplan für dieses Projekt muss erstellt werden. Sie als Projektmanager müssen diesen Zeitplan für das Projekt aufstellen. Dieser Zeitplan sollte während der Laufzeit des Projektes immer beachtet werden.
Worauf bei der Zeitplanung geachtet werden sollte:
- Effiziente Einteilung der Ressourcen
- Zwischenziele setzen
- Gesamtkosten immer im Auge behalten
- Teilprojekte aufeinander abstimmen
- den erstellten Projektplan mit dem Kunden abstimmen
- den Projektplan flexibel halten, um bei etwaigen Terminverschiebungen den Plan einhalten zu können
Es zahlt sich in jedem Falle aus, genügend Zeit in die Planung zu investieren, wenn man Zeit und Nerven während des Projektablaufes sparen möchte.
Das Projektteam
Als Projektmanager alleine können Sie kein Projekt leiten und durchführen. Es ist sehr wichtig, ein gutes Team zusammenzustellen. Wer besitzt das benötigte Know-how und kann es gerade in diesem Projekt auch richtig umsetzen?
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Kommunikation im Team. Nur durch gute Kommunikation kann ein Team auch ausreichend motiviert werden, um den Projektablauf wie geplant durchzuführen.
Kommunikation mit dem Kunden
Nicht nur eine gute Kommunikation im Team ist äußerst wichtig, sondern auch die Kommunikation mit dem Kunden. Eine offene und ehrliche Kommunikation über den Projektablauf und den aktuellen Stand der Dinge ist sehr wichtig. Auch wenn etwas nicht plangemäß läuft, muss der Kunde darüber informiert werden. Zwischenfälle können auf beiden Seiten vorkommen, daher ist es enorm wichtig, eine gute und ehrliche Kommunikation zu pflegen.
Der Kunde sollte auch schon von Beginn an darüber informiert werden, wann welche Informationen von ihm benötigt werden. Es ist empfehlenswert, den Kunden einmal in der Woche Informationen betreffend des Standes und den weiteren Verlauf des Projektes zukommen zu lassen. Natürlich kommt es auf den Kunden selbst an, einige Kunden sind sehr interessiert und beteiligen sich am Plan, andere hingegen möchten einfach ein Endergebnis präsentiert bekommen. Somit kann es vorkommen, dass mehrmals pro Woche ein Austausch stattfindet oder aber, dass man auf Nachrichten an den Kunden nur knappe Antworten erhält.
Die Projektplanung von allen Seiten betrachten
Es hört sich jetzt sicherlich nicht positiv an, doch es zahlt sich in jedem Falle aus, den Plan aus allen Perspektiven zu beleuchten. Auch von den Negativen. Was wäre, wenn der Plan schiefläuft? Was kann man tun, wenn Probleme auftauchen und den Plan verlängern? Betrachtet man das Projekt aus der Sicht des „Worst Case“, dann kann im Vorhinein schon vieles anders überdacht und geplant werden. Dabei geht es darum, was getan werden muss im Falle eines Falles. Einen Kunden zu verlieren, ist das schlimmste Szenario dabei.
Mit dieser negativen Ansicht des Projektes und den daraus gezogenen Ansichten kann man das gesamte Team kreativ fördern und enger zusammenbringen.
Sehen Sie ein Projekt niemals als einfach an
Jedes Projekt, egal wie klein es auch sein sollte, benötigt präzise Planung. Auch kleine Projekte bedürfen Mitarbeiter, und wenn es vielleicht nur einer oder zwei sind, um erfolgreich erledigt zu werden. Kleine Projekte bedürfen derselben Wertschätzung wie große Projekte. Schließlich geht es ja darum, den Kunden zufriedenzustellen und auch von dessen positiver Erfahrung zu profitieren.
Immer auf dem Laufenden bleiben
Wenn Sie nun ein Projekt leiten, bedeutet, dass nicht gleichzeitig, dass Sie alles selbst machen müssen. Eines ist aber wichtig, dass Sie immer den Überblick behalten. Dazu sollten Sie sich regelmäßig von Ihren Teammitgliedern informieren lassen. Dabei spielen beispielsweise der Zeitfaktor und die Kosten eine bedeutende Rolle. Ein weiterer Punkt, um diese Kontrolle und den Überblick zu wahren, sind regelmäßige Meetings mit dem Team und natürlich auch mit dem Kunden. Sie als Projektmanager sollten immer bis ins kleinste Detail informiert sein.
Das Projektmanagement benötigt das richtige Werkzeug
Um immer bestens informiert zu sein und dabei Zeit zu sparen, ist es empfehlenswert, alles das Projekt betreffend in einer PDF-Datei festzuhalten. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, sich auch ohne einen Mitarbeiter über den Stand des Projektes zu informieren. Haben Sie alle Unterlagen und Informationen in einer Datei abgespeichert, ist das Abfragen der gewünschten Information eine Kleinigkeit, die nur wenige Sekunden dauert. Es gibt die verschiedensten Tools, die das Projektmanagement sehr vereinfachen.
Die Verantwortung für das Projekt muss von Ihnen übernommen werden
Ein Projekt stellt Sie immer wieder vor Schwierigkeiten und Probleme. Nur durch genaue Planung eines Projektes können diese Probleme überwunden und das Projekt planmäßig angeschlossen werden. Deswegen sollten Sie die Verantwortung in Ihren Händen halten und die Planung erfolgreich zu Ende führen. Egal ob es zu Kritik oder Belobigung kommt, verstecken Sie sich nicht und wenn es an Ihnen ist, Kritik zu äußern, dann tun Sie es auch.
Vergessen Sie nicht das Qualitätsmanagement
Wenn ein Kunde einen Auftrag für ein Projekt vergibt, erwartet er qualitativ hochwertige Arbeit. Deswegen ist es außerordentlich wichtig, immer auch die Qualität zu kontrollieren. Jeder erfolgte Schritt sollte, bevor er dem Kunden mitgeteilt wird, vorher einer Qualitätskontrolle unterzogen werden.
Es wird empfohlen, für diese Qualitätskontrolle ein Team aufzustellen, das mit dem Projekt selbst nichts zu tun hat. Dadurch kann eine Qualitätskontrolle durchgeführt werden, die unabhängig und neutral stattfindet.
Kontrollieren, Dokumentieren und Lernen
Jedes Projekt, das durchgeführt wurde, egal ob erfolgreich oder mit vielen Hürden, bringt Erfahrungen mit sich. Diese Erfahrungen sollten Sie in jedem Falle dokumentieren. Dazu sollten Sie schon, während das Projekt läuft, aufzeichnen, was gut verlaufen ist und wo Probleme aufgetaucht sind. Dazu eignete es sich, eine Art Protokoll aufzusetzen, welches man in der Datei des Projektes zufügen kann. Damit sind alle Informationen an einem Punkt ständig abrufbar, wenn diese benötigt werden.
Diese Aufzeichnungen helfen Ihnen ganz sicher beim nächsten Projekt, das an Sie herangetragen wird. Des Weiteren kann eine Aufzeichnung auch zum Lernen benutzt werden. Vergessen Sie niemals, dass man auch aus Fehlern viel lernen kann. So sammeln Sie wertvolle Erfahrungswerte.
Als Manager eines Projektes ist man gefordert und gestresst, mit diesen Tipps jedoch können Sie sicher Ihr nächstes Projekt noch erfolgreicher abschließen.
